Қарап-тексеру, әдетте, қажеттiлiк туындаған жағдайда кідіртілмей жүргiзiледi. Қажет болған кезде, сондай-ақ қарап-тексеруге қатысушылардың талабы бойынша хаттама жасалады, онда оның жасалған күнi мен орны, оны жасаған адамның лауазымы, тегi мен аты-жөні, қарап-тексерiлген адам, заттардың, Қазақстан Республикасының аумағына импортталған, сондай-ақ Қазақстан Республикасының аумағы арқылы өткізілетін тауарлардың түрi, саны, өзге де сәйкестендіру белгiлерi туралы, оның iшiнде қарудың тұрпаты, маркасы, моделі, калибрi, сериясы, нөмiрi, белгiлерi, оқ-дәрiлердiң, арнаулы жедел-iздестiру iс-шараларын жүргiзуге арналған арнайы техникалық құралдардың және ақпаратты қорғаудың криптографиялық құралдарының саны мен түрi туралы мәлiметтер көрсетiледi.Қарап-тексеру хаттамасына оны жасаған лауазымды адам, қарап-тексерілген адам, қарап-тексерілген заттардың иесі, куәлар қол қояды. Қарап-тексерілген адам, қарап-тексерілген заттардың иесі хаттамаға қол қоюдан бас тартқан жағдайда, оған тиісті жазба жасалады.