Шекаралық өкілдердің отырысы немесе кездесуі қорытындысы бойынша бірлескен хаттама жасалады. Ол хаттамада отырыстың немесе кездесудің күн тәртібі, қатысушылардың құрамы, отырыстың немесе кездесудің жалпы барысы қабылданған шешімдер және оларды орындау мерзімдері көрсетіледі. Отырыстың, кездесудің хаттамасы екі данада, әрқайсысы орыс тілінде жасалады, сондай-ақ шекара өкілдерінің немесе олардың орынбасары болып табылатын тұлғалардың қолымен және елтаңбалық мөрлермен бекітіледі.