1) арнаулы мемлекеттік архив – осы Заңның 22-бабының 1-тармағында көрсетілген Қазақстан Республикасы мемлекеттік органының архив мекемесі немесе бөлімшесі не құрылымдық бөлімшесі құрамындағы бөлімшесі;
2) архив – архивтік құжаттарды жинауды, сатып алуды, жинақтауды, ретке келтіруді, сақтауды, есепке алу мен пайдалануды жүзеге асыратын заңды тұлға немесе оның құрылымдық бөлімшесі;
3) архив коллекциясы – қор құрушылар қызметінде қалыптасқан, бір немесе бірнеше белгілері бойынша біріктірілген құжаттардың жиынтығы;
4) архив қоры – бір-бірімен тарихи немесе қисынды байланысты архивтік құжаттардың жиынтығы;
5) архивтік құжат – қоғам мен мемлекет үшін маңыздылығына қарай сақталатын немесе сақталуға жататын, сол сияқты меншік иесі үшін құндылығы бар құжат;
5-1) архивтік құжаттарды депозитарлық сақтау – меншік иесінің архивтік құжаттарға меншік құқығын сақтай отырып, құжаттардың меншік иесі мен тиісті архив арасындағы шартта айқындалатын талаптармен құжаттарды архивте сақтау;
6) архивтік құжаттарды есепке алу (бұдан әрі – есепке алу) – есепке алу бірліктерінде архивтік құжаттардың саны мен құрамын белгілеу және әрбір есепке алу бірлігінің белгілі бір кешенге және олардың есепке алу құжаттарындағы жалпы санына тиесілігін тіркеу;
7) архивтік құжаттарды пайдаланушы – ақпаратты пайдалану мақсатында алу үшiн архивтік құжаттарға жүгінетін жеке немесе заңды тұлға;
8) архивтік құжаттарды ретке келтіру (бұдан әрі – ретке келтіру) – архивтік құжаттарды сақтау бірліктеріне (істерге) қалыптастыру, осындай сақтау бірліктерін (істерді) Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қоры және архивтер туралы заңнамасына сәйкес сипаттау және ресімдеу жөніндегі жұмыстар кешені;
10) ЗҚАИ-ның ескертпесі!
9) архивтік құжаттарды электрондық нысанға аудару – архивтік құжаттардың электрондық көшірмелерін жасау және уәкілетті органмен келісу бойынша ақпараттандыру саласындағы уәкілетті орган айқындаған ақпараттық жүйелерге мәліметтерді көшіру;
9-1) архивтік құжаттың төлнұсқа құқығындағы көшірмесі – өзге мемлекеттердің, сондай-ақ жеке немесе заңды тұлғалардың меншігіндегі архивтік құжаттың төлнұсқасындағы ақпарат пен оның сыртқы белгілерін қайталап көрсететін көшірме;
10) архив ісі – жеке және заңды тұлғалардың Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қорын қалыптастырумен, архивтерді, архив қорлары мен коллекцияларын құрумен, архивтік құжаттарды жинауды, жинақтауды, ретке келтіруді, сақтауды, есепке алу мен пайдалануды ұйымдастырумен байланысты қызмет саласы;
11) аса құнды құжат – Қазақстан Республикасы Ұлттық архив қорының баға жетпестей тарихи-мәдени және ғылыми құндылығы, қоғам мен мемлекет үшін ерекше маңызы бар архивтік құжаты;
11-1) аудиовизуалды құжаттардың міндетті данасы – кино-, фото-, фоно- және бейнеқұжаттардың әр түрінің, өндірушісі мемлекеттік архивтерге өтеусіз беруге тиісті данасы;
12) басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету – заңды тұлғалардың құжаттама жасау және құжаттарды жасау, алу кезінен бастап архивтік сақтауға бергенге дейін олармен жұмысты ұйымдастыру жөніндегі қызметі;
13) ведомстволық архив – архивтік құжаттарды жинауды, ретке келтіруді, уақытша сақтауды, есепке алуды, пайдалануды және Қазақстан Республикасы Ұлттық архив қорының құжаттарын мемлекеттік есепке алуды жүзеге асыратын мемлекеттік заңды тұлғаның мекемесі немесе құрылымдық бөлімшесі;
14) жеке архив – архивтік құжаттарды жинауды, сатып алуды, жинақтауды, ретке келтіруді, сақтауды, есепке алу мен пайдалануды жүзеге асыратын мемлекеттік емес заңды тұлға немесе оның құрылымдық бөлімшесі немесе қызметі, жинауы және сатып алуы нәтижесінде пайда болған жеке тұлғаның архивтік құжаттары;
15) жеке құрам жөніндегі құжаттар – жұмыскерді, қызметшіні жұмысқа, қызметке қабылдау кезінде, ауыстыру, орнын ауыстыру, жұмыстан шығару кезінде қалыптастырылатын, демалыс беру, іссапарлар, іссапарға жіберу, көтермелеу, жалақыны есепке жазу туралы құжаттар, әлеуметтік, зейнетақымен қамсыздандыруға және медициналық қамтамасыз етуге арналған ақшаның ұсталуы мен аударылуы, оқуы, біліктілік, разряд, атақ беру туралы мәліметтер және азаматтардың құқықтары мен заңды мүдделерін қамтамасыз етуге байланысты өзге де құжаттар;
15-1) жинақтау көзі – қызметі процесінде Ұлттық архив қорының тұрақты сақтауға берілуге тиісті құжаттары қалыптастырылатын жеке немесе заңды тұлға;
15-2) қағаз жеткізгіштегі құжаттың электрондық көшірмесі – түпнұсқаға сәйкес келетін және қағаз жеткізгіштегі құжаттың электрондық бейнеленуін жасаған адамның электрондық цифрлық қолтаңбасы арқылы куәландырылған осындай электрондық бейнеленуі;
16) Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қоры (бұдан әрі – Ұлттық архив қоры) – тарихи, ғылыми, әлеуметтік, экономикалық, саяси немесе мәдени маңызы бар мемлекеттік және мемлекеттік емес архив қорларының, коллекциялардың және архивтік құжаттардың жиынтығы;
17) құжат – материалдық жеткізгіште дәлме-дәл жазып алынған, сәйкестендіруге мүмкіндік беретін ақпарат;
17-1) құжаттардың ғылыми және практикалық құндылығына сараптама – Ұлттық архив қорының құрамына енгізу үшін құжаттардың сақталу мерзімдерін белгілеу және оларды іріктеу мақсатында құжаттардың құндылығы өлшемшарттары негізінде оларды зерттеу;
18) Құжаттар көшірмелерінің мемлекеттік сақтандыру қоры – аса құнды құжаттардың сақтандыру көшірмелерінің жиынтығы;
19) мемлекеттік архив – Ұлттық архив қорының құжаттарын жинау, сатып алу, жинақтау, ретке келтіру, тұрақты сақтау, мемлекеттік есепке алу мен пайдалану құқығы берілген мемлекеттік мекеме;
19-1) Мемлекеттік қор каталогы – Ұлттық архив қоры құжаттарының құрамы, мазмұны, тұрған жері мен қолжетімділігі туралы мәліметтер беретін архив қорларының жүйеленген тізілімі;
20) орталық мемлекеттік архив – архив ісі және басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету саласында басшылықты жүзеге асыратын орталық атқарушы органның қарауындағы мемлекеттік архив;
21) ресми құжат – жеке немесе заңды тұлға жасаған, Қазақстан Республикасының заңнамасында белгіленген тәртіппен ресімделген және куәландырылған құжат;
22) уәкiлеттi орган – архив ісі және басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету саласында басшылықты жүзеге асыратын орталық атқарушы орган;
23) Ұлттық архив қорының құжаттарын мемлекеттік есепке алу (бұдан әрі – мемлекеттік есепке алу) – архив қорларының саны мен құрамы, сақтау бірліктерінің саны туралы мәліметтерді қамтитын, Ұлттық архив қорының құжаттарын облыс, республикалық маңызы бар қала, астана және тұтастай алғанда мемлекет деңгейінде есепке алу жүйесі;
23-1) Ұлттық архив қорының құжаттарын тұрақты сақтау – Ұлттық архив қорының құжаттарын сақтау мерзімін белгілемей (мерзімсіз) сақтау;
23-2) Ұлттық архив қорының құжаттарын уақытша сақтау – уәкілетті орган белгілеген тәртіппен Ұлттық архив қорының құжаттарын тұрақты сақтауға бергенге дейін оларды сақтау;
24) Ұлттық архив қорының құжаты – құжаттар құндылығының мемлекеттік сараптамасынан өткен, мемлекеттік есепке қойылған және тұрақты сақталуға жататын архивтік құжат;
24-1) электрондық архивтік құжат – электрондық нысанда ұсынылған және электрондық цифрлық қолтаңба арқылы куәландырылған архивтік құжат;
24-2) электрондық құжаттың қағаз жеткізгіштегі көшірмесі – қағаз жеткізгіште басып шығарылған, уәкілетті орган айқындаған тәртіппен куәландырылған электрондық құжат;
25) "электрондық үкiметтiң" сервистік интеграторы – "электрондық үкiметтiң" архитектурасын дамытуды әдіснамалық қамтамасыз ету жөніндегі функциялар, сондай-ақ "Ақпараттандыру туралы" Қазақстан Республикасының Заңында көзделген өзге де функциялар жүктелген, Қазақстан Республикасының Үкiметi айқындайтын заңды тұлға.