Ұлттық архив қорының құжаттарын сақтауды жүзеге асыратын заңды тұлғалар құжаттардың құрамы туралы деректерді мемлекеттік есепке алуды уәкiлеттi орган айқындаған тәртiппен жүргiзедi және осы деректердi облыстың, республикалық маңызы бар қаланың, астананың жергiлiктi атқарушы органына ұсынады.