Глава 11 Об утверждении Правил отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней

Пункт 88. Проверка состояния и наличия документов с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально", дел и изданий с пометкой "ДСП" проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом руководителя организации, в состав которой включаются работники службы ДОУ, которым поручено ведение их учета и хранения.

• 1) до и после перемещения их в другое помещение (здание);
• 2) после чрезвычайных ситуаций, вызвавших их перемещение (эвакуацию) или доступ в хранилища и служебные помещения посторонних лиц;
• 3) при смене руководителя службы ДОУ (ведомственного архива, ведомственной библиотеки);
• 4) при реорганизации (ликвидации) организации.

Пункт 89. Проверка состояния документационного обеспечения, документов, дел и изданий осуществляется в целях изучения, оценки организации и состояния работы с документами с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально", выявления недостатков и нарушений, установления их причин и выработки предложений, направленных на их предупреждение, а также оказания необходимой методической помощи.

Пункт 90. Проверки состояния документационного обеспечения, в том числе ограниченного распространения, осуществляют:

• 1) служба ДОУ организации - во всех структурных подразделениях организации, для проведения этой работы службой ДОУ при необходимости привлекаются работники других структурных подразделений организации;
• 2) служба обеспечения информационной безопасности;
• 3) ведомства, территориальные органы и подведомственные организации - в непосредственно подчиненных подразделениях.

Пункт 91. Проверке подлежат документы, дела, регистрационные учетные формы с грифами "ДСП" и (или) "Конфиденциально" независимо от того, где и у кого они находятся и времени их поступления (изготовления), а также способа их формирования (на бумажном носителе и электронные документы).

Пункт 92. В ходе проверки проверяются движение, поступление, учет, оформление, отправка, размножение, приобщение или уничтожение документов с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально" за проверяемый год, а также учетные данные с фактическим наличием документов.

Пункт 93. По результатам проверки составляется акт о проверке наличия и состояния документов, дел и изданий с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально" (далее - акт проверки), который составляется по форме согласно приложению 15 к настоящим Правилам. В акте проверки указываются:

• 1) вид проводившейся проверки и наименование структурного подразделения организации, где проводилась проверка;
• 2) основание проведения проверки;
• 3) состав проверочной комиссии и сроки проведения проверки;
• 4) краткая характеристика состояния документационного обеспечения в работе исполнителей с документами;
• 5) общее количество взятых на учет документов за проверяемый период, а также их отдельное количество по всем видам учета раздельно;
• 6) количество и наименование документов, не состоящих на учете, у кого они были обнаружены и по какой причине не были учтены;
• 7) количество и учетные номера документов, не предъявленных в ходе проверки, за кем числятся, причины непредъявления;
• 8) другие выявленные нарушения требований настоящих Правил, допущенные исполнителями или службой ДОУ, с указанием фамилий, должностей и конкретных фактов нарушений;
• 9) выводы и предложения по результатам проверки и мероприятия по устранению выявленных нарушений.

Пункт 94. Работники службы ДОУ, осуществляющие проверку состояния документационного обеспечения, вправе знакомиться со всеми документальными материалами и требовать представления справок, объяснительных, разъяснений по всем вопросам, входящим в их компетенцию.

Пункт 95. Ответственным работником службы ДОУ проверяется соблюдение исполнителями порядка хранения документов с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально" и работы с ними на рабочих местах (рабочие станции, за исключением зашифрованных дисков и средств вычислительной техники, предназначенных для обработки секретной информации, столы, запираемые сейфы, металлические шкафы или шкафы). Проверка производится в присутствии исполнителей, в случае их отсутствия - в присутствии его непосредственного руководителя.

Пункт 96. Об обнаружении в ходе проверки недостатков, которые могут нарушить порядок соблюдения административных процедур, фактах нарушений и непредъявлении документов с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально" незамедлительно информируется руководитель организации.

Пункт 97. Руководители структурных подразделений организации и службы ДОУ в месячный срок принимают меры к устранению всех отмеченных при проверке недостатков, приведению документационного обеспечения в соответствие с требованиями настоящих Правил.

Пункт 98. О фактах утраты или кражи внешних (съемных) электронных носителей с электронными файлами таких документов с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально", дел и изданий с пометками "ДСП" либо разглашения содержащихся в них сведений немедленно ставятся в известность служба информационной безопасности, руководитель организации и руководитель службы ДОУ (ведомственной библиотеки, ведомственного архива), органы национальной безопасности, а также в течение трех рабочих дней принимаются меры по проведению внутреннего расследования в организации с целью выяснения обстоятельств разглашения сведений с пометками "ДСП" или "Конфиденциально", утраты документов, дел и изданий, содержащих такие сведения, и розыску утраченных документальных и иных материалов.

Пункт 99. Для проведения внутреннего расследования по фактам утраты, порчи документов с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально", дел и изданий с пометкой "ДСП" или установления факта разглашения сведений, содержащихся в них, руководителем организации создается комиссия.

Пункт 100. Результаты внутреннего расследования отражаются в заключении комиссии.

• 1) работники организации, действия (бездействие) которых привели к нарушению обстоятельств (последствий), предусмотренных в настоящих Правилах, и наличие вины работников организации в указанных действиях (бездействии);
• 2) причины и условия, обстоятельства (последствия), способствовавшие наступлению нарушений настоящих Правил;
• 3) характер и размер вреда, причиненного в результате действий (бездействия) работников организации.

Пункт 101. По результатам внутреннего расследования принимаются меры по устранению нарушений, приведших к нарушениям требований настоящих Правил, а также привлечению к ответственности виновных лиц.

Пункт 102. На утраченные документы с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально", дела и издания с пометкой "ДСП" составляется акт о проверке наличия и состояния документов с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально", дел и изданий с пометкой "ДСП", и соответствующие отметки вносятся в регистрационные учетные формы.

Пункт 103. Обо всех фактах разглашения сведений с пометками "ДСП" или "Конфиденциально", утраты документов, дел и изданий, содержащих такие сведения, ставится отметка в журнале учета фактов утрат документальных материалов с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально" и разглашения служебной информации ограниченного распространения по форме согласно приложению 17 к настоящим Правилам.

Пункт 104. Нарушение порядка работы со служебной информацией ограниченного распространения, имеющей пометки "ДСП" и (или) "Конфиденциально", не ставшее причиной и не повлекшее разглашение или утрату данной информации, является основанием для привлечения виновных лиц к ответственности в соответствии с действующим законодательством Республики Казахстан и (или) международными договорами (соглашениями), ратифицированными Республикой Казахстан.