Глава 4 Об утверждении Правил отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней

Пункт 23. На первом листе в правом верхнем углу документа печатаются пометка "Для служебного пользования" или аббревиатура "ДСП", и (или) пометка "Конфиденциально", указывается номер отпечатанного экземпляра. Если в сопроводительном письме к приложениям, имеющие пометку "ДСП", не содержится служебной информации ограниченного распространения, в его правом верхнем углу печатаются реквизиты "Для служебного пользования" (без приложения - без пометки) и номер экземпляра по форме согласно приложению 3 к настоящим Правилам.

Пункт 24. Подписанные (утвержденные) документы с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально" передаются для регистрации работнику службы ДОУ, осуществляющему их учет.

Пункт 25. Реферативные информационные издания в журнальном или сброшюрованном карточном исполнении, в которых содержатся сведения о документах и изданиях с пометкой "ДСП", выпускаются с этой же пометкой. Изъятые из этих изданий реферативные информационные карточки и листы, не содержащие служебной информации ограниченного распространения, учитываются и хранятся как несекретные материалы.

Пункт 26. Учет тиражируемых документов и изданий с пометкой "ДСП" в типографиях или структурных подразделениях организаций, осуществляющих размножение, ведется в журнале учета отдельно от несекретных документов.

Пункт 27. По окончании печатания издания с пометкой "ДСП" печатные формы аннулируются, а соответствующие файлы (при компьютерном наборе) удаляются, о чем составляется акт в произвольной форме за подписями представителя организации-заказчика и типографии (печатно-издательского центра) - исполнителя.

Пункт 28. Пересылка документов с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально" на бумажном носителе, дел и изданий с пометкой "ДСП" другим организациям в пределах Республики Казахстан производится государственной фельдъегерской связью. Отправляемые документы с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально", дела и издания с пометками "ДСП" необходимо помещать в конверты из плотной бумаги либо упаковывать. Не допускается использовать для пересылки конверты с прозрачными "окошками". Пересылка документов посредством государственной фельдъегерской связи осуществляется путем размещения конверта отправителя в пакет/конверт государственной фельдъегерской связи.

Пункт 29. На упаковке, конверте (пакете) указываются адреса и наименования (открытые или условные) получателя и отправителя, номера вложенных документов с добавлением пометок "ДСП" и (или) "Конфиденциально".

Пункт 30. Передача документов и изданий с пометкой "ДСП" иностранным юридическим и физическим лицам и их представителям допускается в каждом отдельном случае только по письменному разрешению руководителя данной организации.

Пункт 31. По запросам уполномоченного органа в области внешнеторговой и торговой деятельности либо органа, определенного Евразийской экономической комиссией в качестве ответственного за проведение расследований, либо компетентного органа третьей стороны, либо государства-члена Евразийского экономического союза, организации в пределах своей компетенции представляют через уполномоченный орган в области внешнеторговой и торговой деятельности в орган, определенный Евразийской экономической комиссией в качестве ответственного за проведение расследований, в компетентные органы третьей стороны и государства-члена Евразийского экономического союза необходимые для целей проведения расследований и применения торговых мер и мер по соображениям безопасности, компенсирующих мер сведения, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, имеющие пометку "ДСП".

Пункт 32. Порядок исполнения, прохождения документов с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально", контроля за их исполнением аналогичен порядку работы с несекретными документами в соответствии с настоящими Правилами и Правилами документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденными приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 25 августа 2023 года № 236 "Об утверждении Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях" (зарегистрирован в реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 33339).

Пункт 33. Документы с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально" после их исполнения формируются в дела. Заголовки указанных дел вносятся в номенклатуру дел несекретного делопроизводства организации. Формирование дел вне номенклатуры дел не допускается.

Пункт 34. Дела с пометкой "ДСП" формируются в соответствующих структурных подразделениях организации под контролем службы ДОУ.

Пункт 35. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

• 1) помещать в дело только исполненные и правильно оформленные документы;
• 2) помещать в дело все документы, относящиеся к решению данного конкретного вопроса;
• 3) группировать в дело документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих дел;
• 4) раздельно формировать в дела документы постоянного и временного срока хранения;
• 5) помещать в соответствующие дела распечатки с документов на электронных носителях, требующих подтверждения (гербовая печать, подпись, грифы утверждения и согласования), на общих для документов на бумажной основе, основаниях;
• 6) не подшивать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики;
• 7) объем дела не превышает 180 листов;
• 8) планы, отчеты, сметы формировать в соответствующие дела того года, на который или за который они составлены, независимо от даты составления, подписания (утверждения);
• 9) приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся, приложения объемом свыше 180 листов составляют отдельный том с проставлением отметки в документе.

Пункт 36. Обложка дела, завершенного делопроизводством, содержит следующие реквизиты:

• 1) пометку "ДСП";
• 2) наименование организации;
• 3) наименование населенного пункта, в котором дислоцированы организации;
• 4) наименование структурного подразделения организации;
• 5) индекс дела по номенклатуре дел;
• 6) заголовок дела;
• 7) номер тома дела;
• 8) крайние даты дела (для распорядительных документов, протоколов, стенограмм, переписки), для распорядительных документов-протоколов, стенограмм - порядковые номера первого и последнего документа;
• 9) срок хранения дела.

Пункт 37. В ходе проведения экспертизы ценности документов с пометкой "ДСП" на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения проставляются дополнительные реквизиты: номер архивного фонда, номер сводной описи дел, номер дела и количество листов в деле. Указанные категории дел переплетаются или подшиваются на четыре прокола и снабжаются внутренней описью документов по форме согласно приложению 5 к настоящим Правилам, листом-заверителем дела по форме согласно приложению 6 к настоящим Правилам.

Пункт 38. Дела с пометкой "ДСП", включающие крупноформатные документы (чертежи, схемы), хранятся в твердых папках или футлярах (коробках).

Пункт 39. Документы с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально" формируются в дела отдельно или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу. При включении в дело одного и более документов с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально" все дело приобретает характер ограниченного распространения.

Пункт 40. При проведении экспертизы ценности документов, законченные производством дела с пометкой "ДСП" просматриваются экспертной комиссией организации полистно.

Пункт 41. Сроки хранения документов с пометками "ДСП" и (или) "Конфиденциально" определяются перечнем типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения, утверждаемым уполномоченным органом в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления.