При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
- 1) помещать в дело только исполненные и правильно оформленные документы;
- 2) помещать в дело все документы, относящиеся к решению данного конкретного вопроса;
- 3) группировать в дело документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих дел;
- 4) раздельно формировать в дела документы постоянного и временного срока хранения;
- 5) помещать в соответствующие дела распечатки с документов на электронных носителях, требующих подтверждения (гербовая печать, подпись, грифы утверждения и согласования), на общих для документов на бумажной основе, основаниях;
- 6) не подшивать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики;
- 7) объем дела не превышает 180 листов;
- 8) планы, отчеты, сметы формировать в соответствующие дела того года, на который или за который они составлены, независимо от даты составления, подписания (утверждения);
- 9) приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся, приложения объемом свыше 180 листов составляют отдельный том с проставлением отметки в документе.