Глава 1 Об утверждении Правил комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами. Общие положения

Пункт 2. Основные понятия, используемые в настоящих Правилах:

1) информационное письмо - документ, составленный на бланке письма организации по запросу пользователя или инициативе архива организации, содержащий информацию о хранящихся в архиве документах по определенной проблеме, теме;
2) архивная коллекция - совокупность объединенных по одному или нескольким признакам документов, образовавшихся в деятельности фондообразователей;
3) архивный фонд - совокупность исторически или логически связанных между собой архивных документов;
4) источник комплектования архива - физическое или юридическое лицо, чьи документы в установленном порядке поступают на государственное хранение в архив;
5) архивная справка - документ, составленный на бланке письма организации, содержащий необходимую физическим и юридическим лицам информацию, с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена, имеющий юридическую силу (подлинника);
6) архивная копия - копия, дословно воспроизводящая текст архивного документа, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, оформленная в соответствии с пунктом 460 настоящих Правил;
7) архивный документ - документ сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и государства, а равно имеющий ценность для собственника;
8) тематическая подборка копий архивных документов - систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме, подготовленный архивом организации по запросу пользователя или инициативе архива организации;
9) депозитарное хранение архивных документов - хранение в архиве архивных документов на условиях, определяемых договором между собственником документов и соответствующим архивом, с сохранением за собственником права собственности на архивные документы;
10) учет архивных документов (далее - учет) - установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах;
11) пользователь архивных документов - физическое или юридическое лицо, обращающееся к архивным документам для получения информации с целью ее использования;
12) упорядочение архивных документов (далее - упорядочение) - комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с законодательством Республики Казахстан о НАФ и архивах;
13) тематический перечень архивных документов - систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов, единиц хранения по определенной теме с указанием их дат и архивных шифров, составленный по запросу пользователя или инициативе архива организации;
14) архивный указатель - архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по иному признаку перечень наименований предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их поисковых данных;
15) архивная выписка - документ, составленный на бланке письма архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;
16) архивный шифр - обозначение, состоящее из сокращенного наименования архива (его официальной аббревиатуры), номеров архивного фонда, описи дел, документов, единицы хранения и наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации;
17) база данных архива - совокупность данных, организованных в соответствии с основными показателями, описывающими объект учета (архивный фонд, архивная коллекция, единица хранения, единица учета, группа единиц хранения, единиц учета), а также взаимосвязей между их объектами;
18) особо ценный документ - архивный документ НАФ, который имеет непреходящую историко-культурную и научную ценность, особую важность для общества и государства;
19) аудиовизуальная документация - комплекс документов, содержащий изобразительную и/или звуковую информацию, созданную с помощью технических средств;
20) управленческая документация - комплекс документов, используемых при реализации основных функций управления организации (организация, планирование, регулирование, контроль);
21) научно-справочный аппарат (далее - НСА) - совокупность описаний архивных документов в архивных справочниках, предназначенных для поиска архивных документов и содержащейся в них информации о документах;
22) система НСА - комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, создаваемых на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании архивных документов на бумажном и (или) электронном носителях;
23) научно-техническая документация - комплекс документов, фиксирующих процесс и результаты научной, научно-технической, производственно-технической, проектной, строительной и другой деятельности;
24) единица учета - единица измерения количества архивных документов в архиве;
25) фондообразователь - физическое или юридическое лицо, в деятельности которого образуются документы НАФ;
26) государственная экспертиза ценности документов (далее - экспертиза ценности документов) - исследование документов на основании критериев их ценности в целях установления сроков хранения документов на бумажном и (или) электронном носителях и отбора их для включения в состав НАФ;
27) описание документов - структурированное изложение сведений о составе, содержании, физико-техническом состоянии, условиях доступа и справочных данных архивных документов, обеспечивающее их поиск и многоаспектное использование;
28) метаданные - структурированные данные, описывающие контекст, содержание и структуру электронного документа, предназначенные для его идентификации и поиска, а также процессы управления на протяжении всего жизненного цикла документов;
29) единица хранения - учетная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение;
30) ключевое слово - термин, характеризующий в обобщенном или сжатом виде содержание объекта описания (фонда, единицы хранения или единицы учета, документа);
31) уполномоченный орган - центральный исполнительный орган, осуществляющий руководство в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления;
32) государственный учет документов НАФ (далее - государственный учет) - система учета документов НАФ на уровне области, города республиканского значения, столицы и государства в целом, включающая сведения о количестве и составе архивных фондов, количестве единиц хранения;
33) документ НАФ - архивный документ, прошедший государственную экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению;
34) файл - идентифицированный объект на электронном носителе, поддерживаемый операционной системой, в среде которой осуществляется создание объекта и (или) обеспечивается доступ к нему;
35) формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела;
36) опись дел документов (далее - опись) - архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, закрепления их систематизации и учета;
37) лист-заверитель дела - документ, содержащий информацию об особенностях содержания и формирования определенного дела в архиве организации, включая количество пронумерованных страниц каждого дела;
38) электронный архив - совокупность архивных электронных документов;
39) электронный архивный документ - документированная информация, представленная в электронной форме и заверенная электронной цифровой подписью (далее - ЭЦП), которая может быть идентифицирована и подлежит хранению в силу значимости указанной информации для общества и государства;
40) информационная система электронного архива (далее - ИС ЭА) - организационно упорядоченная совокупность информационно-коммуникационных технологий, обслуживающего персонала и технической документации, реализующая определенные технологические действия посредством информационного взаимодействия и предназначенная для решения конкретных функциональных задач в сфере архивного дела и документационного обеспечения;
41) электронный носитель - материальный носитель, предназначенный для хранения информации в электронной форме, а также записи или ее воспроизведения с помощью технических средств;
42) электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме и удостоверена посредством ЭЦП;
43) информационный пакет электронных документов (дел) - информационный объект определенной структуры, передаваемый по сетевым коммуникациям или телекоммуникациям как единое целое;
44) миграция электронного документа - процесс переноса электронных документов из одной программно-аппаратной среды или с одного носителя информации в другую среду или на другой носитель с сохранением их подлинности, целостности, надежности и удобства в использовании;
45) конвертация электронного документа - преобразование исходного электронного документа посредством изменения его формата с сохранением структуры и содержания;
46) электронное дело - самостоятельная единица хранения электронных документов и их метаданных, логически объединенных в процессе агрегации.