Параграф 1 Главы 2 Об утверждении Правил комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами

Пункт 4. В список источников комплектования включаются:

• 1) центральные государственные органы и местные государственные органы;
• 2) государственные юридические лица, временно хранящие документы НАФ;
• 3) негосударственные юридические лица, временно хранящие относящиеся к государственной собственности документы НАФ.

Пункт 5. Включение организаций, указанных в пункте 4 настоящих Правил, в список источников комплектования производится на основании следующих критериев:

• 1) функционально-целевое назначение организаций с учетом особой роли организации и типичности ее в системе управления;
• 2) полнота информации о деятельности организации в архивных фондах других организаций.
• 1) вклад физического лица в развитие науки, культуры и других областей деятельности;
• 2) роль физического лица в качестве участника, очевидца выдающихся событий в жизни общества и государства;
• 3) родственные, дружеские, творческие связи, место работы, занимаемая должность физического лица;
• 4) типичность архивных документов для эпохи;
• 5) состав и содержание документов личного архива физического лица.

Пункт 6. Списки источников комплектования составляются архивом в соответствии с Методическими рекомендациями по составлению и определению списков организации, являющимися источниками комплектования и потенциальными источниками комплектования государственных архивов Республики Казахстан. Государственные архивы областей, городов республиканского значения, столицы составляют сводные списки источников комплектования области (города республиканского значения, столицы).

Пункт 7. Списки источников комплектования рассматриваются экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) республиканского государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или местного исполнительного органа (далее - МИО) и направляются на согласование в Центральную экспертно-проверочную комиссию (далее - ЦЭПК) уполномоченного органа в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления (далее - уполномоченный орган), после согласования утверждаются уполномоченным органом. В течение десяти рабочих дней после утверждения уполномоченным органом списка источников комплектования сотрудниками архивов вносятся соответствующие данные в ИС ЭА.

Пункт 8. Порядок составления и утверждения списка источников комплектования архива определяется правовыми актами государственного органа, в котором он создан, согласованными с ЦЭПК.

Пункт 9. Работа по уточнению списков источников комплектования проводится на постоянной основе. Изменения и дополнения в список источников комплектования вносятся по решению ЭПК при:

• 1) создании, реорганизации и/или ликвидации юридического лица;
• 2) расторжении договора о сотрудничестве негосударственного юридического лица и физического лица с архивом;
• 3) принятии решения ЦЭПК или ЭПК МИО о передаче организации в список источников комплектования другого архива;
• 4) прекращении создания в деятельности организации документов НАФ;
• 5) заключении архивом с негосударственным юридическим или физическим лицом из списка потенциальных источников комплектования договора о передаче документов НАФ на государственное хранение.

Пункт 10. Архив формирует список потенциальных источников комплектования, к которым относятся негосударственные юридические и физические лица, в деятельности которых образуются документы НАФ, но договоры о передаче их на государственное хранение не заключены.

Пункт 11. На каждую организацию, являющуюся источником комплектования, ведется наблюдательное дело, которое включает документы, характеризующие его правовой статус, деятельность, организацию документационного обеспечения управления и хранения архивных документов.

Пункт 12. Архив оказывает документационным службам, ведомственным архивам и экспертным комиссиям (далее - ЭК) источников его комплектования, а также государственным и негосударственным организациям, не входящим в список источников комплектования, методическую и практическую помощь, в том числе на платной основе, в пределах его компетенции.