Параграф 2 Главы 2 Об утверждении Правил комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами. Порядок проведения экспертизы ценности документов

Пункт 14. Экспертиза ценности документов проводится на основе:

1) законодательства Республики Казахстан о НАФ и архивах;
2) типовых или отраслевых (ведомственных) перечней документов с указанием сроков хранения, типовой (примерной) номенклатуры дел и номенклатуры дел организации за соответствующий период;
3) методических документов уполномоченного органа, Архива Президента Республики Казахстан, МИО областей, городов республиканского значения и столицы и архивов.

Пункт 15. Экспертиза ценности документов в архиве проводится:

1) по истечении сроков временного хранения архивных документов, в том числе документов по личному составу, поступивших в архив от ликвидированных организаций;
2) при поступлении документов в неупорядоченном виде;
3) при наличии в архивном фонде значительного количества дублетных и малоценных документов;
4) при наличии в архивном фонде (архивных фондах) документов и дел, не подлежащих хранению;
5) в процессе переработки описей;
6) по заявлениям физических и юридических лиц для отнесения их документов к документам НАФ;
7) для документов НАФ - при временном вывозе документов за рубеж;
8) по решению суда;
9) при проведении конвертации электронных документов;
10) до и после проведения миграции электронных документов.

Пункт 16. Экспертиза ценности документов проводится архивом с участием собственника архивных документов в соответствии с Правилами приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами, утвержденными уполномоченным органом.

Пункт 17. При проведении экспертизы ценности документов каждая единица хранения на бумажной основе просматривается полистно, фотодокументы просматриваются, фонодокументы прослушиваются, кино- и видеодокументы просматриваются и прослушиваются на монтажном столе или на экране, электронные документы просматриваются пофайлово в соответствии с описью электронных дел.

Пункт 18. В результате экспертизы ценности документов архивом составляются описи дел, документов постоянного хранения по формам согласно приложениям 1 , 2 , 3 , 4 , 5 , 6 , 7 и 8 к настоящим Правилам, описи дел, документов долговременного (свыше 10 лет) хранения по форме согласно приложению 9 к настоящим Правилам, описи дел по личному составу по форме согласно приложению 10 к настоящим Правилам и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, по форме согласно приложению 11 к настоящим Правилам и утверждаются либо согласовываются с ЭПК республиканского государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО.

Пункт 19. В результате экспертизы ценности документов, поступивших на хранение в неупорядоченном виде, архив составляет описи дел, документов постоянного хранения по формам согласно приложениям 1 , 2 , 3 , 4 , 5 , 6 , 7 , 8 и 12 к настоящим Правилам, описи дел, документов долговременного (свыше 10 лет) хранения по формам согласно приложениям 9 и 13 к настоящим Правилам, описи дел по личному составу по формам согласно приложениям 10 и 14 к настоящим Правилам и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, по формам согласно приложениям 11 и 15 к настоящим Правилам, без согласования с источниками комплектования.

Пункт 20. По истечении срока временного хранения электронных документов в архиве проводится экспертиза ценности в целях включения электронных документов в описи электронных дел постоянного хранения или в акты о выделении к уничтожению электронных документов, не подлежащих хранению.

Пункт 21. Электронные документы и дела с истекшими сроками хранения уничтожаются только после согласования ЭПК республиканского государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО акта о выделении к уничтожению электронных документов, не подлежащих хранению.

Пункт 22. При уничтожении электронных документов, в том числе на электронных носителях, из архивохранилища изымаются все их экземпляры. Электронные носители, пригодные к повторной эксплуатации, после стирания записанной на них информации используются для повторной записи информации. Электронные носители, непригодные к использованию, списываются и уничтожаются в соответствии с требованиями в области информационно-коммуникационных технологий и обеспечения информационной безопасности.

Пункт 23. При наличии в электронных документах, в том числе в документах на электронных носителях, информации, распространение и (или) предоставление которой ограничено, применяются следующие способы ее уничтожения:

Пункт 24. В опись дел, документов постоянного хранения включаются документы, входящие в состав НАФ.

Пункт 25. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составленный при описании документов, переработке описей, вступает в силу после утверждения описей дел, документов постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу в соответствии с пунктом 18 настоящих Правил.

Пункт 26. При выделении к уничтожению документов с повторяющейся информацией архивом проводится их комплексная сверка с документами, оставляемыми на постоянное хранение, и/или с архивным фондом вышестоящего органа, и/или подведомственных организаций, и/или с архивными фондами однородных организаций, деятельность которых связана с определенной территорией.

Пункт 27. Для работы с документами объемных, сложных и нескольких однородных архивных фондов составляются рабочие планы проведения экспертизы ценности документов и примерные перечни документов, подлежащих и не подлежащих постоянному хранению. К группам документов в перечнях документов, подлежащих и не подлежащих постоянному хранению, даются пояснения о составе и содержании документов, остающихся на постоянном хранении, и о документах, отобранных к уничтожению.

Пункт 28. Документы, отложившиеся в период до 1917 года включительно, личные дела и документы биографического характера, завершенные в делопроизводстве до 1956 года включительно, уничтожению не подлежат.