Пункт 30. Прием документов НАФ от источников комплектования осуществляется архивом в соответствии с планом-графиком, утверждаемым руководителем архива, по согласованию с руководителем организации, являющейся источником комплектования.
Пункт 31. Архивные документы принимаются в архив в упорядоченном виде с НСА и страховыми копиями на особо ценные документы (при их наличии).
Пункт 32. Прием дел, документов производится поединично, особо ценные дела принимаются с их полистной проверкой. Во всех экземплярах описи делаются отметки о приеме архивных документов в архив. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи, в ней делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и прилагаемой к акту справке. Источник комплектования принимает меры по розыску не поступивших на хранение архивных документов. Утраченные подлинные архивные документы заменяются копиями при их наличии.
Пункт 33. Документы физических лиц, отнесенные к составу НАФ, принимаются в архив по договорам дарения, купли-продажи, завещанию или решению суда на основании решения ЭПК республиканского государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО.
Пункт 34. Документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, поступившие в архив в неупорядоченном виде до составления описи, подшиваются в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз, резолюций и других отметок на них.
Пункт 35. Аудиовизуальные документы принимаются в архив на постоянное хранение в следующем комплекте:
Пункт 36. Научно-техническая документация принимается на хранение по описям, составленным по группам: научно-исследовательская, конструкторская, технологическая, проектно-сметная, патентно-лицензионная, картографическая, геодезическая, геологическая, телеметрическая, землеустроительная, лесоустроительная и иная документация на различных носителях информации.
Пункт 37. Прием электронных дел на государственное хранение осуществляется по информационно-телекоммуникационной сети из информационной системы организации в информационную систему государственного архива в соответствии с регламентирующим документом информационного взаимодействия между информационными системами.
Пункт 38. По итогам приема оформляются акт приема-передачи электронных документов по форме согласно приложению 19 к настоящим Правилам, акт о миграции и перезаписи электронных документов по форме согласно приложению 20 к настоящим Правилам.
Пункт 39. Электронные дела передаются на государственное хранение по единично согласно описи электронных дел постоянного хранения по форме согласно приложению 12 к настоящим Правилам, с сопроводительным письмом, в котором указываются номера и названия описей, способ передачи (идентификатор информационного пакета или данные об электронных носителях).
Пункт 40. Информационный пакет содержит следующие метаданные на уровне электронного дела:
Пункт 41. Информационный пакет содержит следующие метаданные на уровне электронного документа временного (до 10 лет), долговременного (свыше 10 лет) и постоянного хранения:
Пункт 42. Для описания на уровне электронного документа используются дополнительные метаданные, характеризующие особенности создания и воспроизведения электронных документов:
Пункт 43. При передаче электронных документов на постоянное хранение используется четырехуровневая система описания:
Пункт 44. Для описания электронных документов на уровне фонда необходим следующий состав метаданных:
Пункт 45. Документы, созданные архивом в результате инициативного документирования событий современности или прошлого (анкеты, фотографии, записи воспоминаний, бесед, интервью и иные материалы), включаются в состав НАФ и вносятся в опись.
Пункт 46. Прием секретных документов от источников комплектования осуществляется в соответствии с законодательством Республики Казахстан о государственных секретах.
Пункт 47. Архивные документы, принятые архивом от ликвидированной организации, являвшейся источником комплектования, выделяются к уничтожению по истечении установленных сроков хранения. Архивные документы, имеющие в соответствии с типовыми или отраслевыми перечнями срок хранения с пометкой "ЭПК", выделяются к уничтожению только после проведения экспертизы их ценности.
Пункт 48. Документы по личному составу ликвидированной организации независимо от формы собственности при отсутствии правопреемника или вышестоящей организации принимаются на хранение в архив в упорядоченном виде в соответствии со статьей 8 Закона Республики Казахстан "О Национальном архивном фонде и архивах".
Пункт 49. Передача архивных документов, находящихся в государственной собственности, из одного архива в другой осуществляется на основании решения уполномоченного органа или МИО либо по согласованию с уполномоченным органом в связи с уточнением профиля архива, а также по результатам экспертизы ценности документов.