Параграф 1 Главы 3 Об утверждении Правил комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами

Пункт 54. В архиве документы НАФ и другие архивные документы организуются по архивным фондам. По отношению к отдельным видам архивных документов допускается их не фондовая организация в соответствии с пунктами 93-94 настоящих Правил.

Пункт 55. Виды архивных фондов:

• 1) архивный фонд организации, состоящий из образовавшихся в процессе ее деятельности архивных документов;
• 2) архивный фонд личного происхождения, состоящий из образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного физического лица, семьи архивных документов, включенных в состав НАФ;
• 3) объединенный архивный фонд, состоящий из архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций, а также физических лиц, имеющих между собой исторически и/или логически обусловленные связи.

Пункт 56. К архивному фонду приравнивается архивная коллекция.

Пункт 57. Работа по определению, уточнению фондовой принадлежности архивных документов, определению юридической самостоятельности фондообразователя и хронологических рамок документов фонда, хронологических границ архивных фондов осуществляется в источниках комплектования на стадии делопроизводства в процессе формирования дел в соответствии с номенклатурой дел и отбора документов для передачи на государственное хранение в архив, в архиве - при описании принятых неупорядоченными архивных документов, переработке неудовлетворительно составленных описей, создании объединенных архивных фондов и архивных коллекций, исправлении ошибок фондирования.

Пункт 58. Сведения о принадлежности документов к определенному архивному фонду указываются на обложке дела.

Пункт 59. Фондовая принадлежность научно-технической документации определяется по следующим признакам:

• 1) для научно-исследовательской и технологической документации - по названию разработчика, взятому с титульного листа;
• 2) для конструкторской и проектной документации - по угловому штампу на чертежах, титульному листу текстовых документов, штампу применения, составу проекта или спецификации.

Пункт 60. При реорганизации организации, законченные производством дела включаются в архивный фонд реорганизуемой организации, а незаконченные дела передаются правопреемнику для окончания делопроизводства и включаются в архивный фонд правопреемника.

Пункт 61. При обнаружении документов, ошибочно включенных в архивный фонд, они выделяются и присоединяются к документам тех архивных фондов, к которым они относятся.

Пункт 62. Из архивного фонда личного происхождения архивные документы организации выделяются и присоединяются к соответствующему архивному фонду при условии, если этот архивный фонд находится на хранении в данном архиве и архивные документы организации не связаны с деятельностью физического лица, образовавшего архивный фонд личного происхождения.

Пункт 63. Архивные документы, сформированные в архивный фонд (объединенный архивный фонд), перефондированию не подлежат.

Пункт 64. Каждому архивному фонду присваивается официальное наименование соответствующего фондообразователя с указанием его подчиненности, всех переименований в хронологической последовательности, а также местонахождения.

Пункт 65. Наименование объединенного архивного фонда формулируется по одному из следующих признаков:

• 1) обобщенное наименование включенных в него архивных фондов;
• 2) наименование руководящего органа и обобщенное наименование подчиненных ему организаций;
• 3) перечисление наименований сменявших друг друга организаций;
• 4) последнее наименование организации с добавлением "и ее предшественники".

Пункт 66. В наименовании архивного фонда указываются его хронологические границы.

Пункт 67. В наименовании архивной коллекции указываются признаки объединения документов и ее составитель (физическое или юридическое лицо).

Пункт 68. В зависимости от времени образования и правового статуса источника комплектования его архивные документы принимаются в архив как новый архивный фонд или продолжающаяся часть уже имеющегося архивного фонда.

Пункт 69. Основанием для создания новых архивных фондов не являются:

• 1) переименование или изменение административно-территориальных границ деятельности или функций организации;
• 2) реорганизация (слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование) организации.

Пункт 70. Хронологическими границами архивного фонда являются:

• 1) для архивного фонда организации - устанавливаемые на основе правовых актов официальные даты их создания и ликвидации (при наличии нескольких правовых актов за дату образования организации принимается дата наиболее раннего из них);
• 2) для объединенного архивного фонда - даты создания наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организаций, документы которых вошли в состав объединенного архивного фонда;
• 3) для архивного фонда личного происхождения - даты рождения и смерти физического лица, членов семьи или рода;
• 4) для архивной коллекции - даты самого раннего и самого позднего документа.

Пункт 71. Хронологические границы архивного фонда могут не совпадать с крайними датами составляющих его архивных документов:

• 1) в архивном фонде организации - в связи с возможным отсутствием архивных документов начального и/или завершающего этапов деятельности организации, включением в состав фонда более ранних архивных документов, переданных для завершения производством дела предшественником организации;
• 2) в архивном фонде личного происхождения - за счет документов, собранных фондообразователем, проведения памятно-юбилейных мероприятий и других.

Пункт 72. Порядок фондирования архивных документов архива определяется правовыми актами государственного органа, в котором он создан, согласованными с ЦЭПК.