Пункт 100. Архивные документы хранятся в условиях, обеспечивающих их сохранность.
Пункт 101. Условия хранения архивных документов обеспечиваются:
Пункт 102. В районе расположения здания архива не допускается превышение следующих санитарных норм среднесуточной концентрации вредных примесей в атмосферном воздухе:
Пункт 103. Строительство и реконструкция здания архива производятся в соответствии с нормативными техническими документами, содержащими требования к зданиям, и проектной документацией.
Пункт 104. Здание архива представляет собой комплекс основных и вспомогательных помещений, предназначенных для сбора, приобретения, комплектования, упорядочения, хранения, учета и использования архивных документов.
Пункт 105. К помещениям архива относятся:
Пункт 106. Размещение архива в зданиях и помещениях, приспособленных для хранения архивных документов, производится на основании результатов экспертизы соответствия здания (помещения) для размещения архива решением ЭПК республиканского государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО.
Пункт 107. Предназначенные для хранения архивных документов помещения в зданиях, приспособленных для хранения архивных документов, изолируются от остальных помещений здания.
Пункт 108. Архивохранилище располагается максимально удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений архива и изолируется от общих с ними вентиляционных каналов. Архивохранилище отделяется от соседних помещений архива несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В архивохранилище не допускаются прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды.
Пункт 109. Архивохранилище размещается с соблюдением условия удобного выхода к лифтам и лестничным площадкам.
Пункт 110. Для покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры архивохранилища, изготовления оборудования и средств хранения архивных документов не допускается использование материалов, собирающих пыль и/или выделяющих агрессивные химические вещества.
Пункт 111. Архивохранилище оснащается естественной или искусственной вентиляцией, системой кондиционирования, обеспечивающей рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2-3, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей.
Пункт 112. Не допускается хранение фоно-, видео- и электронных документов на носителях с магнитным рабочим слоем в архивохранилище с паразитными постоянными или переменными магнитными полями напряженностью более 400 ампер.
Пункт 113. Архивохранилище архивных документов на нитрооснове изолируется от других архивохранилищ. В нижней зоне архивохранилища архивных документов на нитрооснове предусматривается дополнительная вытяжка воздуха.
Пункт 114. Противопожарный режим в здании архива и архивохранилищах осуществляется в соответствии с законодательством Республики Казахстан.
Пункт 115. Охранный режим архива обеспечивается комплексом мер по обеспечению инженерно-технической укрепленности, оборудованию здания (помещения) архива средствами охранной сигнализации, организации поста (ов) охраны, опечатыванию помещений, соблюдению внутриобъектового и пропускного режимов, хранению ключей от служебных помещений.
Пункт 116. Здание архива подлежит оснащению средствами охранной сигнализации. Опечатыванию подлежат архивохранилища, материальные ценности, а также аварийные и запасные выходы из здания архива, основной вход при отсутствии круглосуточного поста охраны.
Пункт 117. Архивохранилища и помещения архива, где постоянно или временно хранятся архивные документы, оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности.
Пункт 118. В архивохранилище имеют доступ заведующий и работники данного архивохранилища, руководитель архива и его заместители, главный хранитель архивных фондов. Пофамильный список лиц, имеющих право доступа в архивохранилище, находится на посту охраны. Работники архива допускаются в архивохранилище только в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего. Иные лица допускаются в архивохранилище в исключительных случаях только по письменному разрешению руководителя архива и в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего.
Пункт 119. Вынос из архива архивных документов, материальных ценностей и книг научно-справочной библиотеки, а также НСА осуществляется только по специальным пропускам.
Пункт 120. В архивохранилищах обеспечивается следующий температурно-влажностный режим долговременного хранения:
Пункт 121. Организация хранения электронных документов (дел) включает:
Пункт 122. Условия хранения электронных документов (дел) должны обеспечивать:
Пункт 123. Основными параметрами, определяющими надежность условий хранения электронных документов (дел), являются:
Пункт 124. Для обеспечения оптимального температурно-влажностного режима хранения электронных документов (дел) в хранилище обеспечивается соблюдение следующих требований:
Пункт 125. В архивохранилище с нерегулируемым климатом осуществляются мероприятия по оптимизации температурно-влажностного режима с применением оптимального отопления и проветривания помещений, а также механических средств увлажнения или осушения воздуха. Не допускаются резкие сезонные и/или суточные колебания температуры (±5°С) и относительной влажности воздуха (±10 %).
Пункт 126. В период технологической обработки архивных документов допускается их временное хранение (до двух месяцев) в помещениях с нерегулируемым температурно-влажностным режимом при температуре 20±5°С и относительной влажности воздуха 50±20 %.
Пункт 127. Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в регистрационных журналах, в которых также отражаются проверка правильности показаний приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима при его нарушении.
Пункт 128. Номенклатура применяемых контрольно-измерительных приборов, порядок измерения и регистрации параметров комнатного и наружного воздуха определяются нормативными и методическими документами.
Пункт 129. Хранение архивных документов осуществляется в темноте. Архивные документы размещаются в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, а также с соблюдением светового режима, установленного пунктом 131 настоящих Правил.
Пункт 130. Архивохранилища оснащаются естественным или искусственным освещением и размещаются в помещениях с окнами или без окон.
Пункт 131. Естественное освещение в архивохранилище допускается рассеянным светом при условии применения на окнах светорассеивателей, автоматических регуляторов светового потока (специальных стекол), защитных фильтров, жалюзи, штор, нанесенных на стекло покрытий.
Пункт 132. Электропроводка в архивохранилищах прокладывается скрыто, используются герметичные или полугерметичные штепсельные розетки для переносной аппаратуры (пылесосов, ламп и других). Шнуры переносной аппаратуры оснащаются резиновой изоляцией. Архивохранилища оборудуются общими и поэтажными электрическими рубильниками. Рубильники, распределительные электрощиты и предохранители, обеспечивающие питание розеток и их отключение, устанавливаются вне архивохранилища. По окончании работы в архивохранилище аппаратура, электрические розетки последовательно обесточиваются.
Пункт 133. Защита архивных документов от разрушающего действия естественного и искусственного света осуществляется во всех помещениях архива при любых видах работы с архивными документами.
Пункт 134. Архивохранилища и помещения архива содержатся в условиях, исключающих возможность появления насекомых, грызунов, плесени и пыли.
Пункт 135. В архивохранилище влажная уборка, обеспыливание пылесосами стеллажей, шкафов, средств хранения (коробок, папок, упаковок) проводятся не реже одного раза в год. Цокольные части стеллажей, полы, плинтусы, подоконники подлежат обработке водными растворами антисептиков (формалина - 2 %, катамина АБ - 5 %).
Пункт 136. Архивные документы размещаются строго в упорядоченном состоянии в отведенном для этого месте (стеллажах, шкафах).
Пункт 137. Окна в помещениях архива, открывающиеся в теплое время года, вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах архивохранилища, наружные отверстия вентиляционных систем защищаются сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм.
Пункт 138. С целью обнаружения насекомых и плесневых грибов архивные документы (выборочно) и помещения архивохранилищ два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) подвергаются энтомологическому и микологическому осмотру. При обнаружении биологических вредителей принимаются немедленные меры по обработке архивных документов, средств хранения, архивохранилищ.
Пункт 139. Архивохранилища оборудуются стационарными или передвижными металлическими стеллажами. Допускается эксплуатация стационарных деревянных стеллажей, находящихся в соответствующем санитарно-биологическом состоянии и обработанных огнезащитными составами.
Пункт 140. Архивные документы на бумажной основе размещаются на стеллажах, в металлических шкафах горизонтально или вертикально в коробках, папках, футлярах.
Пункт 141. Кинодокументы, рулонные микрофильмы хранятся в горизонтальном положении в металлических или пластиковых коробках на стеллажах типа "елочка" либо на стационарных стеллажах. Кинодокументы на негорючей триацетатной основе хранятся в неплотно закрывающихся металлических или пластиковых с отверстиями коробках для предотвращения скапливания внутри коробки паров уксусной кислоты, выделяемых основой кинопленки.
Пункт 142. Документы на магнитной ленте наматываются на сердечники, катушки или кассеты соответствующего размера, упаковываются в пакет из полиэтиленовой пленки и заводскую коробку или помещаются в полиэтиленовый футляр (контейнер) с вырезами для этикеток.
Пункт 143. Компакт-диски укладываются в заводскую упаковку, а затем помещаются в коробочную тару.
Пункт 144. Микрофильмы, кинофильмы оформляются стандартными защитными ракордами, наматываемыми плотно в рулон на сердечники фотографическим слоем наружу без выступающих витков на торцах рулона, и укладываются в металлические коробки.
Пункт 145. Видеодокументы хранятся в вертикальном положении в заводской упаковке.
Пункт 146. Исключается хранение архивных документов на носителях с магнитным рабочим слоем на ферро магнитных металлических стеллажах.
Пункт 147. Графическая научно-техническая документация хранится в папках с клапанами в сфальцованном до формата А4 виде. Чертежи на ватмане, остралоне, пленке не фальцуются и хранятся в тубусах.
Пункт 148. Каждая единица хранения аудиовизуального или электронного документа укладывается в негерметичную индивидуальную упаковку, исключающую свободное перемещение архивного документа внутри нее.
Пункт 149. В архивохранилище с естественным освещением стеллажи и шкафы открытого типа устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами. В архивохранилище без окон стеллажи и шкафы устанавливаются с учетом особенностей помещения, конструкции оборудования и норм его размещения. Исключается размещение стеллажей, шкафов и другого оборудования для хранения архивных документов вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.
Пункт 150. Стационарные стеллажи и шкафы устанавливаются в архивохранилищах с соблюдением следующих норм: