Пункт 164. Проверка наличия и состояния архивных документов проводится в целях установления фактического наличия находящихся на хранении архивных документов и выявления отсутствующих архивных документов для организации их розыска, выявления и устранения недостатков в учете архивных документов, выявления и учета архивных документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки.
Пункт 165. Проводятся плановая цикличная и внеочередная проверки наличия и состояния архивных документов.
Пункт 166. Для обеспечения сохранности электронных документов (дел) проводятся работы, включающие:
Пункт 167. Проверка наличия и состояния секретных архивных документов осуществляется в соответствии с законодательством Республики Казахстан о государственных секретах и работе со служебной информацией ограниченного распространения.
Пункт 168. В начале проверки наличия и состояния архивных документов проводится выверка учетных документов, включающая установление полноты учетных документов проверяемых архивных фондов и архивных документов, сверку их сопоставимых показателей, уточнение порядка нумерации единиц хранения по описи (книге учета и описания) и проверку правильности составления их итоговых записей.
Пункт 169. Единовременные проверки наличия и состояния электронных носителей проводятся:
Пункт 170. Проверка наличия и состояния архивных документов в архиве проводится комиссией, создаваемой решением руководителя архива и состоящей из не менее трех работников архива.
Пункт 171. При проверке наличия единиц хранения, архивные документы которых учтены по внутренним описям, проводится сверка наличия архивных документов с внутренней описью, наличия листов в единицах хранения, подлежащих хранению в несброшюрованном (без подшивки) виде.
Пункт 172. При проверке наличия и состояния архивных документов необходимо:
Пункт 173. В ходе проверки наличия и состояния архивных документов не допускается:
Пункт 174. Результаты проверки наличия и состояния архивных документов и обнаруженные в ходе ее недостатки фиксируются в листе проверки наличия и состояния архивных документов (далее - лист проверки) по формам согласно приложениям 24 , 25 и 26 к настоящим Правилам и акте проверки наличия и состояния архивных документов по формам согласно приложениям 27 , 28 и 29 к настоящим Правилам.
Пункт 175. На основании листа (листов) проверки составляется акт проверки наличия и состояния архивных документов. Одновременно с актом проверки наличия и состояния архивных документов при выявлении технических ошибок, отсутствия документов и их повреждении составляются акт о технических ошибках в учетных документах по форме согласно приложению 30 к настоящим Правилам, акт об обнаружении архивных документов по форме согласно приложению 31 к настоящим Правилам, акт о неисправимых повреждениях документов по форме согласно приложению 32 к настоящим Правилам.
Пункт 176. Наличие электронных документов и носителей, выданных из хранилища, проверяется путем сопоставления их номеров на картах-заместителях выданных электронных документов и носителей с записями в книге выдачи электронных носителей из хранилищ по форме согласно приложению 33 к настоящим Правилам.
Пункт 177. По окончании проверки наличия и состояния архивных документов в конце описи (книги учета и описания) проставляются штамп "проверено", дата, должность и подпись лиц, производивших проверку.
Пункт 178. На все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния архивных документов единицы хранения составляются карточки учета необнаруженных архивных документов по форме согласно приложению 36 к настоящим Правилам. Ведение картотеки необнаруженных архивных документов осуществляется централизованно на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с карточками учета необнаруженных архивных документов.
Пункт 179. Проверка наличия и состояния архивных документов, электронных документов (дел) считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы. После проверки наличия и состояния архивных документов коробки с архивными документами, несгораемые шкафы, боксы, футляры, ячейки при хранении документов на электронных носителях редко используемых фондов опечатываются.
Пункт 180. Розыск архивных документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния архивных документов, электронных документов (дел), организуется с момента выявления их отсутствия и проводится в течение одного года непосредственно в архиве и других организациях. Срок розыска продлевается руководителем архива на основании докладной записки руководителя соответствующего структурного подразделения архива.
Пункт 181. Архивные документы, обнаруженные в ходе розыска, передаются главному хранителю или заведующему архивохранилищем, который возвращает их на место. В листе проверки в графе "Примечание", в картотеке необнаруженных архивных документов делается отметка об обнаружении архивных документов, которая заверяется подписью заведующего архивохранилищем.
Пункт 182. Архивные документы, причины отсутствия которых подтверждены документально, снимаются с учета в соответствии с пунктом 282 настоящих Правил.
Пункт 183. Решение о снятии архивных документов с учета оформляется приказом руководителя архива на основании письменного согласия уполномоченного органа.
Пункт 184. Проверка наличия и состояния архивных дел, документов, выдававшихся из архивохранилищ в течение года, проводится регулярно в сроки, установленные руководством архива. Ее результаты оформляются актом проверки наличия и состояния архивных документов по формам согласно приложениям 27 , 28 и 29 к настоящим Правилам.
Пункт 185. При выявлении необоснованного отсутствия архивных документов осуществляется их оперативный розыск. Если отсутствующие документы не обнаружены в ходе оперативного розыска, то они включаются в картотеку необнаруженных документов для дальнейшего их розыска.