При проверке наличия и состояния архивных документов необходимо:
- 1) сохранять порядок расположения архивных документов на стеллажах и в первичных средствах хранения;
- 2) возвращать на свои места, обнаруженные во время проверки, неправильно размещенные единицы хранения данного архивного фонда;
- 3) изымать из проверяемого архивного фонда (комплекса архивных документов) и передавать главному хранителю или заведующему архивохранилища неправильно размещенные единицы хранения других архивных фондов;
- 4) изымать единицы хранения, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями;
- 5) изымать единицы хранения, не внесенные в опись (книгу учета и описания), и помещать их в конец архивного фонда (комплекса архивных документов) для последующей обработки и описания в сроки, установленные руководителем архива;
- 6) изымать архивные документы, снятые с учета, но своевременно не изъятые из архивохранилища;
- 7) выявлять архивные документы, имеющие физические дефекты.