Параграф 7 Главы 3 Об утверждении Правил комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами

Пункт 186. Прием и размещение в архивохранилищах архивных документов, поступивших в архив без предварительной проверки их физического состояния, не допускаются. Поступившие в архив архивные документы до передачи в архивохранилище размещают в помещении приема и временного хранения, освобождают от транспортной тары, раскладывают на стеллажах и столах, временных ячейках, боксах.

Пункт 187. Оценка физического и технического состояния поступивших архивных документов, а также их страховых копий проводится не позднее трех месяцев с момента приема архивных документов в архив.

Пункт 188. В результате оценки физического состояния архивных документов на бумажной основе выявляются следующие архивные документы:

• 1) пораженные биологическими вредителями;
• 2) с повышенной влажностью;
• 3) с повреждениями бумаги и текста;
• 4) запыленные.

Пункт 189. При оценке технического состояния аудиовизуальных и электронных документов, страховых копий устанавливаются возможность считывания информации с материального носителя, соответствие технических характеристик этих документов сведениям, содержащимся в сопроводительной документации. Одновременно выявляется вид основы кинофотодокумента. Архивные документы на нитрооснове подлежат немедленной проверке на стабильность с последующим перекопированием на безопасную основу, с возможностью реставрации эмульсионного слоя.

Пункт 190. При обнаружении дефектов составляется акт произвольной формы, отражающий характер дефектов и меры по их устранению. Устранение дефектов проводится за счет источника комплектования.

Пункт 191. Поступившие архивные документы, пораженные биологическими вредителями (насекомые, активная плесень), направляются на санитарно-гигиеническую обработку (дезинфекция, дезинсекция).

Пункт 192. Обеспыливание поступивших архивных документов проводят в специальном помещении с применением вытяжных шкафов. Обеспыливанию подлежат коробки, папки, обложки, корешки дел.

Пункт 193. Поступившие аудиовизуальные документы, в том числе на электронных носителях, подлежат перемотке, очистке от пыли, очистке от загрязнений, акклиматизации и упаковыванию.

Пункт 194. Проверка физико-химического и технического состояния архивных документов в процессе хранения проводится с целью выявления поврежденных архивных документов и архивных документов с потенциально опасным физическим или биологическим состоянием.

Пункт 195. Проверка физического состояния архивных документов на бумажной основе в процессе хранения проводится с целью выявления влажных, пораженных биологическими вредителями (плесень, насекомые), с дефектами бумаги и текста архивных документов.

Пункт 196. Проверка технического состояния аудиовизуальных документов в процессе хранения осуществляется с целью определения:

• 1) состояния их упаковки;
• 2) наличия стандартных ракордов;
• 3) технического состояния их поверхности и перфорационных дорожек и склеек;
• 4) наличия загрязнений и механических повреждений;
• 5) стабильности нитроосновы;
• 6) шага перфорации кинопленок и магнитных лент шириной 35 мм и 16 мм;
• 7) физико-механических характеристик (коробление, отслаивание эмульсионного или осыпание рабочего слоя и другое);
• 8) наличия дефектов химического и биологического происхождения (поражение микроорганизмами, насекомыми и грызунами, следы кристаллизации солей и разложения остаточных продуктов химико-фотографической обработки);
• 9) электроакустических характеристик фоно- и видеодокументов;
• 10) параметров видеодокументов в видеоканале;
• 11) качества изображения кино-, фото-, видеодокументов;
• 12) наличия размагниченных участков и механических повреждений отдельных участков машинного носителя;
• 13) наличия уксусного синдрома триацетатной пленки.

Пункт 197. Проверка технического состояния электронных документов (дел) в процессе хранения осуществляется с целью определения:

• 1) состояния упаковки (только для физически обособленных носителей);
• 2) наличия вредоносного программного обеспечения;
• 3) воспроизводимости;
• 4) наличия внешних повреждений (только для физически обособленных носителей);
• 5) потребности в миграции на новые носители (только для физически обособленных носителей);
• 6) потребности в конвертации в иные форматы;
• 7) уровня параметров, характеризующих электронные документы (например, число сбоев при считывании информации в единицу времени).

Пункт 198. Проверка технического состояния кинодокументов (негатива изображения, контратипа (дубль-негатива), позитивной копии) осуществляется путем просмотра на фильмопроверочном или звукомонтажном столе со сверкой с монтажным листом.

Пункт 199. Проверку электроакустических характеристик фонодокументов (частотные искажения, уровень копирэффекта, уровень фона и шумов, наличие треска и щелчков, шум паузы) проводят на слух на профессиональных магнитофонах с контрольными агрегатами для прослушивания, усилителями мощности, громкоговорителями и другим необходимым оборудованием. Определяется состояние поверхности (ферромагнитного покрытия, коробление пленки, наличие искривленности краев, механических повреждений и следов загрязнения химического или биологического происхождения), наличие начальных и конечных ракордов, качество имеющихся склеек на фонодокументах согласно карточке учета технического состояния фонодокумента.

Пункт 200. Контроль фотодокументов проводится путем просмотра фотодокументов и контрольных отпечатков на монтажном или просветном столе. Определяются техническое состояние поверхности (отсутствие царапин, грязи, потертости и других дефектов), фотографическое качество (резкость, контрастность, диапазон оптических плотностей, отсутствие вуали, наличие пропечатывающихся дефектов).

Пункт 201. Проверку технических параметров видеодокументов проводят с помощью комплекса контрольно-измерительной аппаратуры - видеомагнитофонов соответствующего типа, определяемого форматом записи, стандартов и систем видеозаписи.

Пункт 202. Проверку технических параметров электронных документов проводят с использованием специальной аппаратуры и программного обеспечения, предназначенных для работы с соответствующего вида архивными документами.

Пункт 203. Находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии признаются документы НАФ с высокой степенью разрушения материальных носителей, угрожающего физической целостности документов.

Пункт 204. Архивные документы, физическое состояние которых исключает возможность восстановления их материальных носителей и использования содержащейся в них документной информации, признаются неисправимо поврежденными архивными документами.

Пункт 205. Учет физического и технического состояния архивных документов на бумажной основе осуществляется:

• 1) в листе-заверителе дела по форме согласно приложению 40 к настоящим Правилам;
• 2) в листе проверки наличия и состояния архивных документов и акте проверки наличия и состояния архивных документов;
• 3) в карточке учета архивных документов с повреждениями носителя по форме согласно приложению 41 к настоящим Правилам;
• 4) в карточке учета архивных документов с повреждениями текста по форме согласно приложению 42 к настоящим Правилам.

Пункт 206. Учет физического и технического состояния аудиовизуальных документов осуществляется:

• 1) в карточке учета технического состояния кинодокумента по форме согласно приложению 43 к настоящим Правилам;
• 2) в карточке учета технического состояния фотодокумента по форме согласно приложению 44 к настоящим Правилам;
• 3) в карточке учета технического состояния фонодокумента по форме согласно приложению 45 к настоящим Правилам;
• 4) в карточке учета технического состояния видеодокумента по форме согласно приложению 46 к настоящим Правилам.