Пункт 215. Архивные документы, имеющие фонд пользования, из архивохранилища не выдаются.
Пункт 216. В читальный зал архива пользователям, в рабочие помещения работникам архива для служебных целей архивные документы выдаются из архивохранилища архива с письменного разрешения заведующего архивохранилищем или руководителя отдела обеспечения сохранности.
Пункт 217. Выдачу архивных документов из архивохранилища, их прием обратно, полистную проверку наличия и состояния архивных документов перед выдачей их из архивохранилища и при возврате производит работник архивохранилища.
Пункт 218. Полистной проверке наличия и состояния перед выдачей архивных документов из архивохранилища и при их возврате подлежат:
Пункт 219. Архивные документы, выдаваемые из архивохранилища, имеют архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель дела и лист использования документов по форме согласно приложению 48 к настоящим Правилам.
Пункт 220. При выдаче архивных документов и дел из архивохранилища проводятся сверка архивного шифра и заголовков (аннотаций) с описью (книгой учета и описания), а также в установленных случаях полистная проверка архивных дел.
Пункт 221. Архивные документы выдаются из архивохранилища на срок, не превышающий:
Пункт 222. Выдача архивных документов и дел из архивохранилища для экспонирования осуществляется на основании договора о проведении выставки.
Пункт 223. Продление установленных сроков выдачи архивных документов и дел допускается в особых случаях по письменному разрешению руководителя архива.
Пункт 224. Выдача архивных документов и дел из архивохранилища регистрируется в книгах выдачи архивных документов, копий фонда пользования из архивохранилища, которые ведутся раздельно по каждому архивохранилищу и виду выдачи по форме согласно приложению 49 к настоящим Правилам.
Пункт 225. Выдача архивных документов, копий архивных документов из фонда пользования, описей в читальный зал оформляется заказом на выдачу архивных документов, копий фонда пользования из архивохранилища, описей по форме согласно приложению 50 к настоящим Правилам и регистрируется в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования из архивохранилища в читальный зал, в которой расписывается работник читального зала. Исполненный заказ пользователя направляется в читальный зал вместе с выданными архивными документами и хранится в личном деле пользователя.
Пункт 226. Выдача архивных документов и дел работнику архива для использования в служебных целях оформляется заказом на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей, который визируется руководителем соответствующего структурного подразделения. Заказ регистрируется в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища в рабочие помещения, в которой работник, получивший архивные документы, расписывается за каждую единицу хранения.
Пункт 227. Выдача архивных документов и дел в лабораторию архива оформляется заказом на проведение соответствующих работ и регистрируется в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища в лабораторию, в которой расписывается работник лаборатории. Заказ учитывается в лаборатории, соответствующем структурном подразделении архива и служит контрольным документом за ходом проведения всех этапов работы с архивными документами.
Пункт 228. Выдача архивных документов и дел во временное пользование оформляется актом о выдаче архивных документов во временное пользование по форме согласно приложению 51 к настоящим Правилам и регистрируется в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища во временное пользование.
Пункт 229. Описи выдаются на срок, не превышающий пять дней. Выдача описей, имеющихся в одном экземпляре и хранящихся централизованно, допускается в исключительных случаях с разрешения руководителя архива или его заместителя на срок, не превышающий один день.
Пункт 230. Доступ и предоставление электронных описей дел, электронных документов сотрудникам архива и для работы в читальном зале архива (специально оборудованном рабочем месте) работникам государственных органов, судов, заинтересованных организаций, граждан осуществляются посредством локальной сети, цифровых каналов связи, ИС ЭА.
Пункт 231. Проверка книг выдачи архивных документов и дел проводится не реже одного раза в полугодие. Если в результате проверки книг выдачи установлен факт нарушения сроков возвращения архивных документов и дел, выясняются его причины и принимаются меры к возврату архивных документов и дел. Если невозвращение архивных документов и дел в срок в архивохранилище вызвано необходимостью их дальнейшего использования, выдача переоформляется. При задержке возвращения архивных документов и дел без уважительных причин принимаются меры для их немедленного возврата в архивохранилище.
Пункт 232. В целях контроля за сохранностью архивных документов и дел подразделение, ответственное за хранение архивных документов, проводит проверку сохранности выданных из архивохранилища архивных документов и дел. Проверки проводятся в плановом порядке или по мере необходимости по согласованию с руководителем архива.
Пункт 233. При возвращении архивных документов и дел в архивохранилище осуществляется полистная проверка их физического состояния в соответствии с пунктами 186-206 настоящих Правил.
Пункт 234. Архив уведомляет под роспись пользователя о необходимости обеспечения сохранности полученных архивных документов и дел.
Пункт 235. При хищении или повреждении архивных документов и дел, в том числе внесения в их текст изменений, архив обращается с соответствующим заявлением в органы внутренних дел по месту расположения архива, в трехдневный срок информирует уполномоченный орган, Архив Президента Республики Казахстан или МИО, принимает меры к возмещению ущерба в соответствии с законодательством Республики Казахстан.