Параграф 1 Главы 4 Об утверждении Правил комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами. Порядок государственного учета документов Национального архивного фонда и учета других архивных документов

Пункт 246. Архив осуществляет государственный учет документов НАФ и учет других архивных документов.

1) установления общих для всех основ формирования и источников комплектования НАФ единиц учета;
2) единства организации хранения и учета архивных документов;
3) сопоставимости учетных показателей;
4) строгой регламентации и стабильности форм учетных документов и требований к их заполнению;
5) оперативного внесения во все учетные документы изменений об объеме и составе документов НАФ, отражающих их фактическое количество и состав.

Пункт 247. Порядок ведения документов централизованного государственного учета документов НАФ, в том числе формы паспорта архива и паспорта источника комплектования, а также их представления определяются правилами централизованного государственного учета, утверждаемыми уполномоченным органом в соответствии с подпунктом 2-7) пункта 2 статьи 18 Закона Республики Казахстан "О Национальном архивном фонде и архивах".

Пункт 248. Учету подлежат хранящиеся в архиве архивные документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии архивных документов и копии фонда пользования, описи.

Пункт 249. Учет электронных носителей, размещенных в каждом хранилище, ведется раздельно в соответствии со сроками хранения записанных на них электронных документов.

Пункт 250. Учет всех поступивших в хранилище электронных носителей ведется в книге учета электронных носителей по форме согласно приложению 52 к настоящим Правилам.

Пункт 251. Учет производится путем присвоения единицам хранения учетных номеров, являющихся составной частью архивных шифров.

Пункт 252. Учет архивных документов в архиве осуществляется специальным подразделением или возлагается на специально выделенного работника. Записи в учетные документы вносятся только работниками, ответственными за учет.

Пункт 253. В архиве разрабатывается и утверждается приказом руководителя архива схема учета архивных документов.

Пункт 254. Учетные документы, кроме описей, предназначены для служебного пользования и пользователям не выдаются.

Пункт 255. Основными единицами учета архивных документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются архивный фонд и единица хранения.

Пункт 256. Ведется следующий учет архивных документов:

1) единицей хранения архивных документов на бумажной основе является дело;
2) единицей хранения кинодокументов - физически обособленный рулон кинопленки или магнитной ленты с записью изобразительной и/или звуковой информации;
3) единицей хранения фотодокументов - физически обособленный кадр (негатив, дубль-негатив, позитив, слайд (диапозитив), несколько кадров панорамной съемки, фотоотпечаток, рулон диафильма, фотоальбом;
4) единицей хранения фонодокументов - физически обособленные рулон кинопленки, магнитной или бумажной ленты, кассета, восковой валик, диск с записью звуковой информации;
5) единицей хранения видеодокументов - физически обособленный рулон магнитной ленты, кассета, диск с записью изобразительной и звуковой информации;
6) единицей хранения электронных документов - физически обособленный носитель с записью части электронного документа, одного или нескольких электронных документов;
7) единицей учета кинодокументов - часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью определенного фильма, журнала, спецвыпуска, сюжета;
8) единицей учета фотодокументов - одна или несколько единиц хранения с записью определенного диафильма;
9) единицей учета фонодокументов - часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью звуковой информации об определенном событии, произведении литературы и искусства (нескольких произведений литературы и искусства, объединенных по авторскому, тематическому или другим признакам);
10) единицей учета видеодокументов - часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью определенного сюжета, произведения литературы и искусства (нескольких произведений литературы и искусства, объединенных по авторскому, тематическому или другим признакам);
11) единицей учета электронных документов - часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью электронного документа.

Пункт 257. В архиве ведутся основные и вспомогательные учетные документы.

Пункт 258. В состав основных учетных документов архива помимо документов, установленных Правилами централизованного государственного учета, утверждаемыми уполномоченным органом в соответствии с подпунктом 2-7) пункта 2 статьи 18 Закона Республики Казахстан "О Национальном архивном фонде и архивах", входят:

1) книга учета поступлений документов по форме согласно приложению 55 к настоящим Правилам;
2) список фондов по форме согласно приложению 56 к настоящим Правилам;
3) лист фонда по форме согласно приложению 57 к настоящим Правилам;
4) лист учета по форме согласно приложению 58 к настоящим Правилам;
5) опись дел документов;
6) реестр описей дел, документов по форме согласно приложению 59 к настоящим Правилам;
7) инвентарная книга учета дел, документов, оформленных драгоценными металлами и камнями, имеющих в приложении драгоценные металлы и камни по форме согласно приложению 60 к настоящим Правилам;
8) паспорт архивохранилища (произвольной формы);
9) лист учета и описания документа, отнесенного к культурным ценностям, по форме согласно приложению 61 к настоящим Правилам;
10) список фондов, содержащих особо ценные документы по форме согласно приложению 62 к настоящим Правилам;
11) опись особо ценных дел по форме согласно приложению 63 к настоящим Правилам, документов или перечень номеров особо ценных дел (номерник) по форме согласно приложению 64 к настоящим Правилам;
12) реестр описей особо ценных дел, документов по форме согласно приложению 65 к настоящим Правилам;
13) книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на микрофишах, книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке по формам согласно приложениям 66 и 67 к настоящим Правилам;
14) опись страхового фонда на микрофишах, опись страхового фонда на рулонной пленке по формам согласно приложениям 68 и 69 к настоящим Правилам;
15) дело фонда;
16) лист-заверитель дела;
17) внутренняя опись документов дела по форме согласно приложению 70 к настоящим Правилам.

Пункт 259. В состав вспомогательных учетных документов архива входят карточки и книги движения фондов, описей, книги учета документов, переданных в иные архивы, книги учета фондов и документов, выделенных к уничтожению, книги подвидового учета документов.

Пункт 260. Государственный учет архивных документов, датируемых до 1917 года, ведется отдельно от учета архивных документов, датируемых после 1917 года, с самостоятельной порядковой нумерацией фондов. Исключение составляют специализированные архивы, хранящие архивные документы личного происхождения и аудиовизуальную документацию.

Пункт 261. Изменения в учетные документы вносятся на основании актов согласно пунктам 280-285 настоящих Правил.

Пункт 262. В книгу учета поступлений документов последовательно вносятся все первичные и повторные поступления архивных документов. Каждое поступление в пределах отчетного года получает порядковый номер в валовой последовательности.

Пункт 263. В список фондов архивный фонд записывается только один раз (при первом поступлении в архив). Не допускается внесение архивного фонда в список фондов ранее поступления его архивных документов на хранение.

Пункт 264. Объединенные архивные фонды и архивные коллекции учитываются на общих основаниях. Объединенному архивному фонду, образованному из архивных фондов, ранее учтенных самостоятельно, присваивается номер одного из архивных фондов, включенных в его состав.

Пункт 265. Название архивного фонда вносится в список фондов на основании исторической справки или титульного листа описи.

Пункт 266. Ежегодно, по состоянию на 1 января наступающего года, к списку фондов составляется итоговая запись о количестве архивных фондов, поступивших и выбывших в течение года, и общем количестве архивных фондов, находящихся на хранении в архиве.

Пункт 267. Лист фонда составляется на каждый архивный фонд.

Пункт 268. Листы учета аудиовизуальных документов составляются при нефондовой организации архивных документов раздельно на различные виды кино-, фото-, фоно- и видеодокументов. Порядок нумерации и хранения листов учета аудиовизуальных документов аналогичен порядку нумерации и хранения листов фондов.

Пункт 269. В описи единицы хранения учитываются в соответствии с их систематизацией за порядковыми учетными номерами.

Пункт 270. К номеру описи научно-технической документации добавляется групповой индекс, состоящий из двух арабских цифр, отделяемых друг от друга знаком тире: первая цифра означает номер описи, вторая - групповой индекс управленческой документации.

Пункт 271. По реестру описей ведется поединичный и суммарный учет описей архива. Реестры описей ведутся в рамках архивохранилищ архивов и/или архивов в целом, что отражается в схеме учета документов.

Пункт 272. Паспорт архивохранилища составляется ежегодно в конце года и отражает объем размещенных в нем архивных фондов, дел и архивных документов.

Пункт 273. Делу фонда присваивается номер архивного фонда, на который оно заведено. Дело фонда состоит из следующих документов:

1) историческая справка по истории фондообразователя и истории архивного фонда;
2) акты, фиксирующие изменения в составе и объеме архивного фонда, в том числе акты о рассекречивании документов;
3) копия характеристики архивного фонда, составленной для путеводителя (справочника);
4) инструкции по работе с архивными документами архивного фонда, в том числе по усовершенствованию и переработке описей, схемы систематизации архивных документов архивного фонда.

Пункт 274. Дела фондов органов Коммунистической партии Советского Союза, Всесоюзного Ленинского Коммунистического Союза Молодежи, в которые включены архивные документы по истории фондов первичных партийных и комсомольских организаций, расформированию не подлежат. В дела фондов первичных партийных и комсомольских организаций помещаются справки со сведениями о нахождении архивных документов по истории данного фонда в деле другого фонда.