Параграф 2 Главы 4 Об утверждении Правил комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами

Пункт 280. Учет поступления архивных документов по ИС ЭА в архив осуществляется на основании:

• 1) акта приема-передачи документов на бумажном носителе на хранение;
• 2) акта приема на хранение документов личного происхождения;
• 3) акта о миграции и перезаписи электронных документов.

Пункт 281. Все принятые в архив архивные документы вносятся в книгу учета поступлений документов. Каждая архивная коллекция, впервые поступившая в архив, архивный фонд, объединенный архивный фонд, записываются в список фондов. Каждая впервые поступившая опись дел документов учитывается в реестре описей.

Пункт 282. Учет выбытия архивных документов из архива осуществляется на основании:

• 1) акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
• 2) акта о неисправимых повреждениях документов;
• 3) акта приема-передачи документов на хранение;
• 4) акта о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны;
• 5) акта возврата архивных документов собственнику;
• 6) акта об изъятии подлинных единиц хранения архивных документов по форме согласно приложению 71 к настоящим Правилам.

Пункт 283. Необходимые изменения вносятся в основные и вспомогательные учетные документы архива. При выбытии всех архивных документов описи, номер этой описи другим описям не присваивается и остается свободным. В реестре описей делается соответствующая отметка.

Пункт 284. При передаче архивного фонда из одного архива в другой передаются 3 экземпляра описи и дело фонда. Копия описи остается в качестве приложения к акту приема-передачи документов на хранение и включается в архивный фонд архива, передавшего архивный фонд.

Пункт 285. При выделении к уничтожению всех архивных документов архивного фонда один экземпляр его описей и лист фонда помещаются в дело фонда. Дело фонда включается в архивный фонд архива.

Пункт 286. Количество архивных документов архива изменяется в результате:

• 1) проверки учетных документов, по итогам которой выявлены ошибки, допущенные при подсчете количества хранящихся архивных документов;
• 2) проверки наличия и состояния архивных документов, в ходе которой обнаружены неучтенные, за литерными или пропущенными номерами единицы хранения;
• 3) реставрации архивных документов, после которой одно дело разделено на несколько дел;
• 4) описания архивных документов, переработки описей, в процессе которых возможны разделение или объединение единиц хранения;
• 5) проведение экспертизы ценности документов, в процессе которой возможны выделение к уничтожению единиц хранения.

Пункт 287. Основанием для внесения изменений в учетные документы, учетные базы данных и ИС ЭА по результатам указанных работ являются:

• 1) акты о технических ошибках в учетных документах;
• 2) акты об обнаружении документов, не относящихся к данному архиву, архивному фонду, неучтенных и иные учетные документы;
• 3) акты о разделении, объединении дел, выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, включении в дело новых документов по форме согласно приложению 72 к настоящим Правилам;
• 4) акты описания документов, переработки описей по форме согласно приложению 73 к настоящим Правилам;
• 5) акты проведения экспертизы ценности документов, в процессе чего возможно выделение к уничтожению единиц хранения.