Параграф 1 Главы 5 Об утверждении Правил комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами. Описание архивных документов

Пункт 328. Описание архивных документов имеет свою структуру и состоит из отдельных элементов, которые помещаются в соответствующие разделы (базы данных) архива и в ИС ЭА.

1) информация по идентификации единицы описания: наименование (название фонда, структурной части фондообразователя, заголовок единицы хранения или единицы учета, документа), справочные данные (архивный шифр, объем единицы описания, крайние даты (даты начала и окончания дела) документов в единице описания), вид носителя информации;
2) историческая справка к фонду;
3) аннотация;
4) информация об условиях доступа и использования;
5) дополнительная информация: местонахождение оригиналов, наличие и местонахождение копий архивных документов, тематически и/или по происхождению связанных с данной единицей описания, библиография.

Пункт 329. Описание архивных документов на уровне фонда состоит из названия фонда, справочных данных, исторической справки к фонду, аннотации, библиографии, информации об условиях доступа и использования.

Пункт 330. Справочные данные об архивном фонде состоят из поисковых данных (номера фонда), объема фонда в единицах хранения и/или единицах учета по видам документации, крайних дат документов по каждому виду документации, указания на наличие внутри фондового НСА.

Пункт 331. Историческая справка к фонду состоит из истории фондообразователя и истории фонда.

Пункт 332. История фондообразователя архивного фонда организации включает даты его образования, переименования, реорганизации, ликвидации, ведомственную принадлежность, структуру и функции, названия организации-предшественника и правопреемника.

Пункт 333. История фонда включает дату его первого поступления в архив, объем и крайние даты архивных документов, степень их сохранности, особенности формирования, описания и систематизации, сведения об изменениях в составе и объеме архивного фонда и их причинах, наличии архивных документов других организаций или лиц (фондовые включения), НСА к архивному фонду.

Пункт 334. Историческая справка дополняется при дальнейшем пополнении фонда, а также при реорганизации, изменении структуры, функций фондообразователя.

Пункт 335. Историческая справка к архивной коллекции включает сведения об истории ее создания, времени, условиях, причинах создания, принципах построения, местонахождении коллекции до поступления в архив, а также составителе.

Пункт 336. Аннотация включает краткую обобщенную характеристику состава архивных документов по структуре фонда и видам архивных документов, содержания архивных документов по темам, вопросам, отражающим направления деятельности фондообразователя, с указанием хронологии тем и обозначением их географических (административно-территориальных) границ.

Пункт 337. Информация об условиях доступа и использования включает сведения о:

1) наличии архивных документов, доступ к которым и порядок их использования ограничены законодательством Республики Казахстан или фондообразователем;
2) подлинности или копийности архивных документов, в том числе отнесенных к культурным ценностям, и особо ценных документов;
3) физическом состоянии архивных документов, влияющих на возможность их использования;
4) наличии фонда пользования;
5) наличии НСА к единице описания;
6) языке документов, способе их воспроизведения и других особенностей.

Пункт 338. Библиография к архивному фонду включает список опубликованных и неопубликованных справочников по фонду и документальных публикаций, выполненных на его основе.

Пункт 339. Описание архивных документов на уровне единицы хранения или единицы учета включает:

1) порядковый номер единицы хранения или единицы учета;
2) старый инвентарный номер;
3) заголовок единицы хранения или единицы учета;
4) справочные данные об единицах хранения или единицах учета;
5) указания на подлинность или копийность;
6) указания вида носителя или способа воспроизведения;
7) язык, внешние особенности;
8) условия доступа и использования архивных документов.

Пункт 340. Заголовок единицы хранения управленческой документации, единицы хранения архивных документов личного происхождения включает наименование вида архивных документов, автора(ов) архивных документа(ов), адресата(ов) или корреспондента(ов), которым направлены, или от которых получены документы, вопрос или предмет, названия события, факта, местности, фамилии и инициалов лица, к которым относится содержание указанных документов, даты событий.

Пункт 341. Справочные данные об единицах хранения или единицах учета включают архивный шифр, объем единицы хранения или единицы учета, крайние даты архивных документов, для аудиовизуальных документов - даты записи или перезаписи, для документов на электронных носителях - дату записи или перезаписи на новый электронный носитель.

Пункт 342. Подлинность или копийность документов единицы хранения или единицы учеты указывается после заголовка с прописной буквы.

Пункт 343. Способ воспроизведения указывается для документов дела, если он содержит необычные для дела вид (разновидность) документов или имеет принципиальное значение для характеристики содержания.

Пункт 344. К внешним особенностям архивных документов (дел) относятся:

1) особый писчий материал (пергамент, шелки, тому подобное);
2) особый материал обложки и переплета (кожа, набивная ткань);
3) наличие украшений на обложке, иллюстрации или украшения текста;
4) язык документов, отличный от языка остальных документов архивного фонда;
5) печати;
6) наличие прилагаемых образцов бумаги, тканей и наличие других материалов.

Пункт 345. Данные о степени полноты, способе воспроизведения, внешних и других особенностях документов дела приводятся после заголовка и аннотации с новой строки.

Пункт 346. Условия доступа к единицам хранения или единицам учета и их использования включают сведения о наличии:

1) архивных документов, доступ к которым и порядок их использования ограничены законодательством Республики Казахстан или фондообразователем;
2) подлинников документов, отнесенных к культурным ценностям, особо ценных документов и документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии;
3) фонда пользования;
4) НСА к единицам хранения или единицам учета.

Пункт 347. Описание архивных документов дополняется названием архивного фонда и его структурной части (описи), аннотацией отдельных архивных документов или их групп данной единицы хранения или единицы учета.

Пункт 348. При аннотировании не допускается использование субъективных формулировок и выражений, не несущих основной смысловой нагрузки ("весьма ценные документы", "очень интересные документы", "в документах содержится", "документы касаются").

Пункт 349. Описание архивного документа включает:

1) заголовок архивного документа;
2) справочные данные об архивном документе;
3) указание на подлинность или копийность архивного документа;
4) вид носителя или способ воспроизведения;
5) условия доступа и использования.

Пункт 350. Заголовок архивного документа включает наименование вида архивного документа, автора, адресата или корреспондента, которому направлен или от которого получен архивный документ, вопрос или предмет, событие, факт, лицо, название местности, к которым относится содержание указанного архивного документа, дату события.

Пункт 351. Справочные данные об архивном документе включают архивный шифр, сведения об объеме (количестве листов) архивного документа, датах его создания.

Пункт 352. Указание на подлинность или копийность документа дается после аннотации к документу с прописной буквы.

Пункт 353. Словесно-цифровой способ оформления даты (число, месяц, год) используется при описании правовых актов, творческой документации, документов, касающихся прав и законных интересов граждан, финансовых документов, дел по одному вопросу, а также документов, для которых датировка имеет важное значение (доклады, листовки, стенограммы, письма).

Пункт 354. При выявлении крайних дат документов, составляющих дело, учитывается, что:

1) начальной датой дела является дата составления (регистрации) самого раннего документа, а конечной - дата составления (регистрации) самого позднего документа;
2) даты декретов, указов, договоров, постановлений, приказов, распоряжений и тому подобное указываются по времени их подписания, если документы не датированы, даты указываются по времени опубликования или введения в действие;
3) крайние даты для программ, планов, смет расходов, штатных расписаний, отчетов и документов не проставляются;
4) если в деле документы-приложения датированы ранее первого документа дела, то их даты оговариваются с новой строки - "имеются документы за ... год";
5) если делом являются книги или журналы, то крайними датами для них будут даты первой и последней записи;
6) если дело состоит из копийных документов, изготовленных значительно позже создания их подлинников или полученных фондообразователем для работы (например, в архивных фондах редакций, различных комиссий), то крайними датами будут являться даты изготовления копий (даты подлинников приводятся в заголовке);
7) если дело было начато в одной организации, а закончено в другой, то выявляются три даты - дата заведения дела в делопроизводстве первой организации, дата поступления его во вторую организацию и дата завершения его в делопроизводстве последней организации (первые две даты обозначаются в виде дроби);
8) при наличии в делах документов дореволюционного и советского периодов в крайние даты включаются даты документов обоих периодов;
9) при обозначении даты сначала указываются число, затем месяц и год.

Пункт 355. Даты указываются по тому стилю и порядку, по которым датированы сами документы, за исключением:

1) дел, содержащих документы, относящиеся ко времени перевода старого на новый стиль, то есть с 14 февраля по 1 июля 1918 года, которым дается двойная датировка - сначала приводится дата по новому стилю, а за ней в скобках - по-старому;
2) дел, содержащих документы, образовавшиеся до перевода старого на новый стиль и относящиеся к событиям, имеющим международное значение, которым дается дата по старому стилю, а за ней в скобках - по-новому.

Пункт 356. При невозможности установления точной даты, на основании анализа содержания документов дела определяются приблизительные его даты, пределы колебаний которых оговариваются. Даты или отдельные их элементы заключаются в квадратные скобки. Полные или отдельные их элементы, не абсолютно достоверные, сопровождаются вопросительным знаком.