При выявлении крайних дат документов, составляющих дело, учитывается, что:
- 1) начальной датой дела является дата составления (регистрации) самого раннего документа, а конечной - дата составления (регистрации) самого позднего документа;
- 2) даты декретов, указов, договоров, постановлений, приказов, распоряжений и тому подобное указываются по времени их подписания, если документы не датированы, даты указываются по времени опубликования или введения в действие;
- 3) крайние даты для программ, планов, смет расходов, штатных расписаний, отчетов и документов не проставляются;
- 4) если в деле документы-приложения датированы ранее первого документа дела, то их даты оговариваются с новой строки - "имеются документы за ... год";
- 5) если делом являются книги или журналы, то крайними датами для них будут даты первой и последней записи;
- 6) если дело состоит из копийных документов, изготовленных значительно позже создания их подлинников или полученных фондообразователем для работы (например, в архивных фондах редакций, различных комиссий), то крайними датами будут являться даты изготовления копий (даты подлинников приводятся в заголовке);
- 7) если дело было начато в одной организации, а закончено в другой, то выявляются три даты - дата заведения дела в делопроизводстве первой организации, дата поступления его во вторую организацию и дата завершения его в делопроизводстве последней организации (первые две даты обозначаются в виде дроби);
- 8) при наличии в делах документов дореволюционного и советского периодов в крайние даты включаются даты документов обоих периодов;
- 9) при обозначении даты сначала указываются число, затем месяц и год.