Параграф 2 Главы 5 Об утверждении Правил комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами

Пункт 357. Обязательными элементами системы НСА являются архивные справочники и базы данных о составе и содержании архивных документов, виды которых определяются целевым назначением: опись, путеводитель, каталог, указатель, обзор документов.

Пункт 358. Составляются межархивные, межфондовые и внутрифондовые архивные справочники и базы данных о составе и содержании архивных документов.

Пункт 359. Опись используется как архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, закрепления их внутри фондовой систематизации и учета.

Пункт 360. Описательная статья описи включает:

• 1) порядковый номер единицы хранения, единицы учета;
• 2) делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер;
• 3) заголовок единицы хранения или единицы учета;
• 4) крайние даты документов, количество листов в единице хранения;
• 5) указание на подлинность/копийность;
• 6) язык, способ воспроизведения, степень сохранности архивных документов, внешние особенности.

Пункт 361. В справочный аппарат к описи входят:

• 1) титульный лист;
• 2) содержание (оглавление);
• 3) предисловие;
• 4) список сокращений;
• 5) переводные таблицы архивных шифров;
• 6) указатели.

Пункт 362. На титульном листе описи указываются полное наименование архива, наименование архивного фонда, номер архивного фонда, номер описи, наименование описи, крайние даты архивных документов, внесенных в опись. Если в опись внесены дела за несколько лет с перерывами, на титульном листе проставляются только те годы, за которые имеются документы.

Пункт 363. В содержании (оглавлении) справочного аппарата к описи перечисляются предисловие, список сокращений наименования всех разделов, подразделов и более мелких групп дел, включенных в опись, указатели, переводные таблицы шифров с указанием номеров соответствующих листов описи.

Пункт 364. Предисловие составляется к отдельной описи или общее ко всем описям архивного фонда, которое подписывается составителем с указанием даты составления.

Пункт 365. Список сокращений составляется, если в описи используются сокращенные слова. Сокращения располагаются в алфавитном порядке. В список не включаются общепринятые сокращения слов. Произвольное образование сокращений исключается.

Пункт 366. К описи составляются общие и специальные указатели.

Пункт 367. Переводные таблицы архивных шифров составляются при переработке описи и содержат отсылки от старых к новым архивным шифрам по форме:

• 1) номер дела по старой описи;
• 2) номер дела по новой описи;
• 3) примечания.