Пункт 368. Путеводитель представляет собой архивный справочник, содержащий сведения об архивных фондах архива в систематизированном виде и предназначенный для ознакомления пользователя с их составом и содержанием.
Пункт 369. Виды путеводителей:
Пункт 370. Состав реквизитов путеводителя оформляется по форме согласно приложению 75 к настоящим Правилам.
Пункт 371. Каталог является межфондовым архивным справочником, в котором сведения о содержании архивных фондов, единиц хранения, архивных документов (или их частей) сгруппированы по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой схемой классификации документной информации.
Пункт 372. Совокупность различных взаимосвязанных и взаимодополняющих каталогов образует систему каталогов архива.
Пункт 373. Состав системы каталогов архива определяется составом и содержанием архивных документов, интенсивностью их использования, степенью разработанности архивных фондов, наличием и качеством других типов архивных справочников.
Пункт 374. Система каталогов архива соответствует следующим требованиям:
Пункт 375. Составляются внутриархивные и межархивные каталоги.
Пункт 376. В зависимости от схемы построения каталоги подразделяются на систематические, тематические (каталоги по истории организаций, административно-территориального деления и иные), предметные и их разновидности (именной, географический, объектный).
Пункт 377. В систематическом каталоге объект описания классифицируется по отраслям науки, знаний, производства, экономики и располагается в логической последовательности в соответствии с принятой схемой классификации документной информации. При отсутствии соответствующих каталогов к систематическому каталогу или его подразделам составляются предметный, географический и именной указатели.
Пункт 378. В тематическом каталоге объект описания по теме группируется по подтемам, рубрикам и подрубрикам в логической последовательности. Тематический каталог создается при группировке информации в нем по признаку, отсутствующему в систематическом каталоге.
Пункт 379. В каталоге по истории организаций объект описания классифицируется по отраслям науки, знаний, производства, экономики, затем по подведомственности, типам организаций (банки, заводы, фабрики, тресты) и наименованиям организаций в алфавитном порядке наименований.
Пункт 380. В каталоге по истории административно-территориального деления объект описания классифицируется по видам административно- территориальных единиц и их наименованиям в алфавитном порядке.
Пункт 381. В предметных каталогах объект описания классифицируется по алфавиту предметных понятий (факты, события, географические наименования), фамилий лиц и систематизируется в хронологической или логической последовательности.
Пункт 382. Самостоятельно существующие картотеки связываются с системой каталогов путем отсылок.
Пункт 383. В состав описательной статьи каталога входят: название архива, индекс, рубрика, подрубрика, дата события, место события, содержание, номер фонда, название фонда, номера описи, единицы хранения или единицы учета, листов, язык документа, способ воспроизведения, фамилия составителя и дата составления описательной статьи.
Пункт 384. Источниками пополнения системы каталогов являются тематические и предметно-тематические картотеки, картотеки по личному составу на документы наиболее информативных и часто используемых фондов.
Пункт 385. Информация каталожной карточки, на которой проводится описание документов при каталогизации, представляет собой совокупность сведений о содержании и поисковых данных документов, сосредоточенных в описательной статье.
Пункт 386. Приемы группировки сведений для описания определяются содержанием документов. Групповая карточка составляется к отдельной архивной описи или группе архивных описей, если они объединяют тематическую группу документов, а также к архивному фонду в целом.
Пункт 387. После завершения описания документов на каталожной карточке проводятся ее индексирование, которое заключается в выборе или составлении определенного индекса (индексов), и отнесение его к соответствующей информации каталожной карточки. Индексирование осуществляется путем анализа содержания каталожной карточки и отнесения ее к определенному структурному подразделению схемы классификации.
Пункт 388. Карточки систематизируются по индексам и рубрикам и расставляются в каталоге.
Пункт 389. Для установления связи между разделами каталога или разделов каталога с другими архивными справочниками применяется система отсылок. В отсылочных карточках графы "Рубрика" и "Подрубрика" заполняются в обычном порядке. В графе "Содержание" пишется - "смотреть также..." и указываются индексы наименований соответствующих подразделений каталога или другого справочника, к которым дается отсылка.
Пункт 390. При индексировании проводятся редактирование карточек и их первичная экспертиза, в ходе которой объединяются однородные по содержанию карточки, выделяются к дальнейшей переработке некачественные и малозначительные карточки. Вторичная экспертиза осуществляется в процессе систематизации карточек по индексам, при этом выделяются дублетные и поглощенные карточки.
Пункт 391. Не реже одного раза в три года проводится периодическая проверка систематического каталога на правильность размещения карточек между разделителями и необходимость введения новых разделителей.
Пункт 392. В целях учета работы по каталогизации архивных документов в деле ниже заверительной надписи ставится штамп - "каталог" или отмечается - "лл. ... описаны для каталога". Аналогичные отметки о завершении каталогизации документов по отдельным описям проставляются на листах для заверительных надписей в описях.
Пункт 393. Завершение каталогизации документов архивного фонда оформляется справкой, которая включается в дело архивного фонда. В справке указываются номер и наименование архивного фонда, дата проведения каталогизации, ее исполнитель, количество составленных и включенных в каталог архива карточек, дата составления справки, должность лица ее составившего и его подпись.
Пункт 394. В журнале, картотеке или базе данных архива ведется пофондовый (по каждой описи) государственный учет дел, подвергнутых каталогизации, с указанием номеров дел.
Пункт 395. Учет поступлений карточек в каталог ведется по каждому каталогу отдельно в специальных книгах или базах данных, в которых отмечаются дата поступления карточек в каталог, наименование и номер архивного фонда, фамилия составителя, отметка о включении массива карточек в каталог.
Пункт 396. Указатели представляют собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо иному признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их архивных шифров.
Пункт 397. Указатели делятся на внутрифондовые, межфондовые, межархивные, а также тематические, предметные (общие и специальные), хронологические.
Пункт 398. Описательная статья указателя состоит из предметного понятия (рубрики) и архивных шифров.
Пункт 399. Связь между близкими понятиями в указателе осуществляется путем применения общих ссылок (отсылок) - "смотреть" и частных - "смотреть также".
Пункт 400. Указатели состоят из рубрик, включающих даты событий, явлений и фактов, или даты документов, расположенных в хронологическом порядке, в поисковых данных ссылки даются на страницы или разделы каталога либо справочника.
Пункт 401. В тематическом указателе понятия раскрываются или представляются в логической (систематической) последовательности через группу (ряд) предметных понятий, расположенных согласно принятой схеме классификации и взаимосвязанных причинно-следственными и системными связями: исторические факты, события, явления, наименования организаций и прочее, связанные с этими фактами событиями.
Пункт 402. Группировка понятий внутри общих и специальных указателей осуществляется в алфавитном порядке. В общих указателях при наличии сложных, разнородных понятий может использоваться систематический принцип группировки понятий, алфавитное расположение применяется на последнем этапе систематизации.
Пункт 403. Рубриками в географическом указателе являются наименования государств, административно-территориальных единиц, морей, рек и других географических понятий. При переименовании географического пункта в тексте он указывается под прежним и новым наименованием, за основное принимается обозначение, являющееся хронологически последним. Прежнее наименование указывается рядом с новым в скобках и вносится в указатель в соответствующей алфавитной последовательности со ссылкой на новое наименование.
Пункт 404. Обобщающие понятия или административно-территориальные наименования включаются в указатель без пояснения.
Пункт 405. Именной указатель включает фамилии, имена, отчества, (разночтения, псевдонимы, прозвища, клички).
Пункт 406. Хронологический указатель состоит из рубрик, включающих даты событий, явлений и фактов, или даты документов, расположенных в хронологическом порядке. Хронологический указатель составляется глухим.
Пункт 407. Обзоры представляют собой архивные справочники, включающие систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, дополненные их источниковедческим анализом, и подразделяются на обзоры фондов и тематические обзоры.
Пункт 408. Обзор состоит из совокупности индивидуальных или групповых аннотаций отдельных групп единиц хранения или единиц учета, документов и НСА.
Пункт 409. Монтажный лист кино-, видеодокумента представляет собой архивный справочник, который осуществляет учет, раскрывает содержание и закрепляет систематизацию отдельных планов (монтажных кадров).
Пункт 410. Монтажный лист кино-, видеодокумента составляется в архиве при его отсутствии и состоит из заглавных надписей, описательных статей и итоговой записи.
Пункт 411. Составление монтажного листа производится по позитиву кинодокумента при просмотре его на звукомонтажном столе с его одновременным описанием в следующей последовательности:
Пункт 412. После окончания работы с позитивом на звукомонтажном столе осуществляется сверка позитива с негативом и лавандой на предмет соответствия друг другу всех элементов комплекта кинодокумента.
Пункт 413. Монтажный лист на видеодокумент создается в архиве.
Пункт 414. Архивные справочники ведутся в архиве в автоматизированном режиме, обеспечивающем возможности оперативного и многоаспектного поиска и представления документной информации, в том числе в режиме удаленного доступа.
Пункт 415. Основой формирования автоматизированного НСА являются описательные статьи архивных справочников архивного фонда, единиц хранения или единиц учета, архивного документа, а также ключевые слова и рубрикаторы.
Пункт 416. Основными видами ключевых слов при ведении автоматизированного НСА являются:
Пункт 417. Ключевые слова вводятся в базу данных в процессе описания конкретного объекта или после его завершения, могут состоять из одного слова или короткого словосочетания и помещаются в специальный файл ключевых слов.
Пункт 418. Выходными формами автоматизированного НСА являются перечни архивных фондов, единиц хранения или единиц учета, документов, отвечающие условиям оперативного поиска. На основе информации, содержащейся в автоматизированном НСА архива, формируются тексты справочников вместе с их внутренним справочным аппаратом (путеводители, краткие справочники, архивные описи). При автоматизированном формировании текста справочника файлы ключевых слов используются для автоматизированного составления указателей к справочнику.
Пункт 419. Для каждого уровня описаний в базе данных автоматизированного НСА создаются систематические и тематические рубрикаторы.
Пункт 420. Для каждого уровня описания в базах данных НСА архива предусматривается набор процедур многоаспектного поиска информации по ключевым словам, по текстам аннотации, исторической справки, по текстам полных и сокращенных наименований объекта описания, полных и сокращенных переименований архивного фонда и/или фондообразователя, по хронологической принадлежности объекта описания (по крайним датам документов, входящих в единицу описания), по любому сочетанию перечисленных реквизитов.
Пункт 421. Представление результатов поиска производится в следующих формах:
Пункт 422. Справочный аппарат к базам данных по документам архива реализуется в виде базы данных, содержащей описание имеющихся в архиве баз данных. В базах данных содержатся сведения по каждой автономной базе данных - наименование базы данных, перечень ее реквизитов, уровень (уровни) единицы (единиц) описания, текущий объем в записях и/или в мегабайтах, указание на системы управления базами данных или язык программирования, использованных для создания базы данных.