Информация каталожной карточки, на которой проводится описание документов при каталогизации, представляет собой совокупность сведений о содержании и поисковых данных документов, сосредоточенных в описательной статье.
- 1) при описании документа - отдельный документ из дела, посвященный одному вопросу (особо ценный или важный по содержанию) при условии, если остальные документы этого дела касаются других вопросов, или часть одного документа, если весь документ касается многих вопросов (например, отчеты, протоколы);
- 2) при описании единицы хранения или единицы учета - дело целиком, касающееся одного вопроса, события, переписка по одному вопросу;
- 3) при групповом описании - группа документов одного дела по одному вопросу, предмету, если по этому же вопросу имеются документы в других делах, то документы каждого дела описываются на отдельной карточке;
- 4) группа однородных дел одной архивной описи.