Учет поступлений карточек в каталог ведется по каждому каталогу отдельно в специальных книгах или базах данных, в которых отмечаются дата поступления карточек в каталог, наименование и номер архивного фонда, фамилия составителя, отметка о включении массива карточек в каталог.