Параграф 4 Главы 5 Об утверждении Правил комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами. Использование архивных документов архива

Пункт 423. По категориям доступа архивные документы делятся на открытые и ограниченного доступа.

1) архивные документы, содержащие сведения, составляющие государственные секреты или иные охраняемые законами Республики Казахстан тайны;
2) архивные документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне физического лица, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу его безопасности;
3) архивные документы, собственники или владельцы которых, передавая их в архив, установили в договоре условия доступа к ним и их использования;
4) подлинники особо ценных документов, документов, отнесенных к культурным ценностям, и архивных документов НАФ, признанных в соответствии с пунктами 203-204 настоящих Правил находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии.

Пункт 424. Архив предоставляет пользователю доступ к открытым архивным документам, НСА к ним и изданиям библиотечного фонда.

Пункт 425. Архив не ограничивает и не определяет пользователю условия использования информации, полученной им в результате самостоятельного поиска или предоставленной ему в порядке оказания архивом платных услуг, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Республики Казахстан или оговоренных в договоре архива с пользователем по информационному обслуживанию.

Пункт 426. Основные формы использования архивных документов:

1) информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;
2) предоставление архивных документов пользователям в читальном зале архива;
3) экспонирование архивных документов на выставках;
4) использование архивных документов в средствах массовой информации;
5) проведение информационных мероприятий (встреч с общественностью, экскурсий в архивы, презентаций, дней открытых дверей, лекций, докладов, устных журналов, конференций, уроков для студентов и школьников и другое) с использованием архивных документов;
6) публикация архивных документов.

Пункт 427. Основными документами архива в работе по информационному обеспечению пользователей являются архивная справка, архивная копия, архивная выписка, информационное письмо, тематический перечень архивных документов, тематическая подборка копий архивных документов, тематический обзор архивных документов.

Пункт 428. Запросы, поступающие в архивы, в том числе по информационным системам, подразделяются на:

1) тематические запросы (запросы о представлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту, биографии);
2) генеалогические запросы (запросы о представлении информации, необходимой для установления родства, родственных связей двух или более лиц, истории семьи, рода);
3) запросы социально-правового характера (запросы о подтверждении трудового стажа и размера заработной платы, возраста, составе семьи, образовании, награждении, перечислении пенсионных взносов и социальных отчислений, присвоении ученых степеней и званий, несчастных случаях, нахождении на излечении, эвакуации, применений репрессий, реабилитации, службе в воинских частях и формированиях, проживании в зонах экологического бедствия, пребывании в местах лишения свободы, актах гражданского состояния, имущественных правах и иные сведения, хранящиеся в архивах).

Пункт 429. Ответы на запросы тематического, генеалогического, социально-правового характера подразделяются на:

1) положительные ответы - когда запрашиваемые сведения подтверждаются на основании документов, имеющихся на государственном хранении в архиве;
2) отрицательные ответы даются тогда, когда документы имеются на государственном хранении в архиве, но запрашиваемые сведения в них отсутствуют;
3) ответы по отсутствию на хранении документов даются при не поступлении документов учреждения либо предприятия на государственное хранение в архив и отсутствии возможности установления места их нахождения;
4) по принадлежности (непрофильные).

Пункт 430. Запрос пользователя рассматривается и исполняется архивом при наличии в запросе для физического лица - фамилии, имени, а также (при его наличии) отчества, индивидуального идентификационного номера, почтового и/или электронного адреса пользователя, для юридического лица - его наименования, почтового и/или электронного адреса, бизнес-идентификационного номера. В запросе указываются тема (вопрос), хронология запрашиваемой информации. Запрос подписывается физическим лицом или представителем юридического лица.

Пункт 431. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве архивных документов, в течение 3 рабочих дней с момента его регистрации направляется по принадлежности в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя.

Пункт 432. Архив осуществляет прием физических лиц. Руководитель архива несет личную ответственность за организацию приема и рассмотрения запросов физических лиц.

Пункт 433. Тематический запрос государственного органа, МИО, судебного органа, связанный с исполнением ими своих функций, архив рассматривает в соответствии с законодательством Республики Казахстан. Исполнение такого запроса осуществляется на безвозмездной основе.

Пункт 434. Выявление документов по тематическим и генеалогическим запросам физических и юридических лиц осуществляется на платной основе.

Пункт 435. Запросы социально-правового характера исполняются архивом безвозмездно в сроки, установленные законодательством Республики Казахстан, и в соответствии с Административным процедурно-процессуальным кодексом Республики Казахстан.

Пункт 436. Для обслуживания пользователей в архивах действуют читальный зал, просмотровый зал, комната прослушивания фонодокументов со специальным оборудованием для работ с микрокопиями архивных документов, аудиовизуальными и электронными документами. При отсутствии специально выделенного помещения обслуживание пользователей производится в рабочей комнате архива под контролем работника архива.

Пункт 437. Порядок работы пользователей с архивными документами в читальном зале архива определяется регламентом работы пользователей читального зала архива, утверждаемым руководителем архива. Архив ознакамливает пользователей с этим регламентом под роспись.

Пункт 438. При хищении или повреждении пользователем архивных документов, технического оборудования и имущества, архив с момента обнаружения обращается с соответствующим заявлением в орган внутренних дел по месту расположения архива, принимает меры к возмещению ущерба.

Пункт 439. По заказам пользователей, с учетом технических возможностей архива изготавливаются копии архивных документов (ксерокопии, микрокопии, фотоотпечатки, кинокопии, видеокопии, копии фонодокументов, а также копии на электронных носителях).

Пункт 440. Порядок выполнения заказов на копирование, в том числе объемы копирования архивных документов, неопубликованных описей, НСА, стоимость изготовления копий и порядок расчетов за их изготовление определяются Правилами оказания платных видов деятельности по реализации товаров (работ, услуг), утверждаемыми уполномоченным органом в соответствии с подпунктом 2-6) пункта 2 статьи 18 Закона Республики Казахстан "О Национальном архивном фонде и архивах".

Пункт 441. На копии архивного документа, изготовленной по заказу пользователя, архив указывает архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Пункт 442. Копии архивных документов выдаются пользователям, их доверенным лицам или высылаются по указанным адресам.

Пункт 443. Архив организует самостоятельно или совместно с другими архивами и организациями подготовку и проведение выставок архивных документов.

Пункт 444. При подготовке публикаций архивных документов архив руководствуется Правилами издания документов Национального архивного фонда, утвержденными приказом Министра связи и информации Республики Казахстан от 16 ноября 2011 года № 349 (зарегистрированным в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 7342), и другими методическими документами уполномоченного органа.

Пункт 445. Типы (научный, научно-популярный и учебный) и виды (пофондовая, тематическая или иные) публикации архивных документов определяются их целевым назначением, спецификой отбора источников, приемов передачи текста архивных документов и составом НСА к ним.

Пункт 446. Формы публикаций архивных документов:

1) печатная: серия, сборник, альбом, буклет, проспект, плакат, публикация в средствах массовой информации;
2) электронная: гипертекст, мультимедиа, база данных.

Пункт 447. Архив осуществляет мероприятия по обеспечению научно-исследовательских и технических процессов подготовки документальных публикаций: формирование редакционной коллегии, коллектива составителей, составление организационно-методических документов, заключение договора с заинтересованными организациями и издательствами и тому подобное.

Пункт 448. Подготовленная и отредактированная рукопись проходит внутреннее и внешнее рецензирование и обсуждается научно-совещательным органом уполномоченного органа или архива, Научным советом Архива Президента Республики Казахстан, обладающими правами рекомендовать ее к изданию.