Пункт 450. Архивная справка оформляется по форме согласно приложению 76 к настоящим Правилам в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат.
Пункт 451. В архивной справке данные воспроизводятся в соответствии с их изложением в архивных документах.
Пункт 452. Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях, выявленные по документам одного архива, включаются в одну архивную справку.
Пункт 453. В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единицы хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов единицы хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта или события.
Пункт 454. В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы прошиваются, нумеруются и скрепляются печатью архива.
Пункт 455. Архивная справка подписывается руководителем архива либо уполномоченным должностным лицом и заверяется печатью архива. При неполноте представляемых в ней сведений, составляется сопроводительное письмо с указанием причин.
Пункт 456. Архивные справки, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 года, в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа - "апостиль".
Пункт 457. При отсутствии в архиве архивных документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке архива составляется ответ о причинах отсутствия архивных документов по теме запроса, и даются рекомендации о возможном местонахождении необходимых архивных документов.
Пункт 458. При документально подтвержденных фактах утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, архив выдает справку по данному вопросу, заверенную печатью архива.
Пункт 459. Архивная выписка оформляется по форме согласно приложению 77 к настоящим Правилам.
Пункт 460. После текста архивной копии или архивной выписки указываются архивный шифр документа и номера листов единиц хранения архивного документа. Если копия или выписка занимают более одного листа, архивный шифр указывается на обороте каждого листа. Все листы архивной копии скрепляются, нумеруются и на месте скрепления заверяются подписью руководителя архива либо уполномоченного должностного лица и печатью архива.
Пункт 461. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответы на запросы высылаются по почте простыми или заказными письмами.
Пункт 462. Архивная справка, поступившая по дипломатическим каналам, направляется для проставления штампа апостиля в уполномоченный орган.
Пункт 463. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, при личном обращении физического лица или его доверенного лица в архив, выдаются им под расписку при предъявлении документа, удостоверяющего личность, либо цифрового документа из сервиса цифровых документов, доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки и архивной выписки расписывается на их копиях или на обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения.