В воинских частях (учреждениях) до оперативно-стратегического органа военного управления включительно личные дела и книги алфавитного учета на военнослужащих по контракту рядового, сержантского и офицерского составов ведутся кадровым органом или подразделением комплектования (подразделением по работе с персоналом), на лиц гражданского персонала (работников) - подразделением, ответственным за административную работу или подразделением по работе с персоналом.