Военнослужащие офицерского состава учитываются в кадровых органах (подразделениях по работе с персоналом) по книгам или послужным картам в день получения приказа о назначении. До поступления личных дел офицеров кадровые органы (подразделения по работе с персоналом) воинских частей (учреждений) в день прибытия офицеров на основании документа, удостоверяющего личность, выписок из приказов по личному составу и предписаний производят заполнение соответствующих граф в книгах алфавитного учета, а кадровые органы (подразделения по работе с персоналом) региональных командований и выше - в штатно-должностных и послужных картах. Недостающие данные в книгу алфавитного учета, в штатно-должностные и послужные карты записываются после получения личных дел.