Штатно-должностные карты ведутся по действительным и условным наименованиям воинских частей (учреждений). При этом штатно-должностные карты, содержащие сведения, составляющие государственные секреты, предварительной регистрации в журнале учета размножения секретного делопроизводства не подлежат.