Политика в области качества отражает реализацию и соблюдение на постоянной основе требований соответствующих частей добавления 2 к Приложению 1 и документа 9841 ИКАО, нормативных правовых актов в области гражданской авиации Республики Казахстан и возможных дополнительных стандартов АУЦ.
Сноска. Заголовок главы 1 в редакции приказа Министра индустрии и инфраструктурного развития РК от 31.07.2019 № 593 (вводится в действие с 01.08.2019).
1. Обоснование, процедуры реализации, пересмотра политики и стратегии, планирование мероприятий, применяемых в области качества на всех организационных уровнях АУЦ с указанием обязательств ответственного руководителя АУЦ в плане достижения и обеспечения максимально возможных стандартов качества.
2. Ответственность руководителя АУЦ, включая общую ответственность за систему обеспечения качества, периодичность, форму и структуру мероприятий по пересмотру и анализу методов внутреннего управления.
3. Если предусмотрено структурой АУЦ, то возложение ответственности за выполнение задач по обеспечению качества на специалиста по обеспечению качества АУЦ.
4. Основные функции специалиста по обеспечению качества, включая проверки путем мониторинга всю деятельность АУЦ в области подготовки авиационных специалистов выполнения стандартов, установленных АУЦ и любых дополнительных требований уполномоченной организаций.
5. Ответственность специалиста по обеспечению качества за надлежащее документальное оформление, внедрение, поддержание, постоянный анализ и совершенствование системы обеспечения качества.
6. Подчиненность, порядок подотчетности, обеспечивающий полную информированность ответственного руководителя АУЦ о проблемах, влияющих на качество профессиональной подготовки, обеспечение беспрепятственного доступа специалиста по обеспечению качества ко всем подразделениям АУЦ.
7. Ответственность специалиста по обеспечению качества за проведение профессиональной подготовки персонала АУЦ, связанной с системой обеспечения качества.
Сноска. Заголовок главы 2 в редакции приказа Министра индустрии и инфраструктурного развития РК от 31.07.2019 № 593 (вводится в действие с 01.08.2019).
8. При разработке настоящего раздела следует учитывать, что проверка и контроль предоставляемых услуг – это всего лишь меры "контроля качества", направленные на обнаружение дефектов в продуктах и услугах, но не обеспечивающие предотвращение этих дефектов. ОК имеет целью совершенствовать и обеспечивать стабильность процесса профессиональной подготовки специалистов гражданской авиации, а также выявлять, предотвращать или, по меньшей мере, сводить к минимуму те факторы, которые являются главными причинами возникновения проблем. ОК предполагает постоянное соблюдение стандартов в ходе всего учебного процесса путем установления различных этапов и механизмов контроля. Кроме того, ОК предполагает систему аудита в целях неуклонного соблюдения официально утвержденной политики, процессов, процедур и является той частью управления качеством, которая "обеспечивает" его.
9. С этой целью составляется План ОК содержащий принципы, процессы и процедуры, относящиеся, как минимум, к следующим мероприятиям:
1) мониторинг предоставляемых услуг по профессиональной подготовке и механизмы контроля за учебным процессом;
2) мониторинг методов оценки и проверки;
3) мониторинг уровня квалификации и подготовки персонала АУЦ;
4) мониторинг соответствия, настройки и функциональности учебных тренажеров (если применимо);
5) проведение внутреннего и внешнего аудита;
6) разработка, реализация и мониторинг корректирующих и профилактических мер, а также связанных с ними систем отчетности;
7) применение соответствующего статистического анализа для выявления и соответствующего реагирования на возникающие тенденции.
Сноска. Заголовок главы 3 в редакции приказа Министра индустрии и инфраструктурного развития РК от 31.07.2019 № 593 (вводится в действие с 01.08.2019).
10. При разработке настоящего раздела следует учитывать, что система обеспечения качества представляет собой совокупность всех мероприятий, планов, политики, процессов, процедур, ресурсов, инициатив и инфраструктуры АУЦ, направленных на то, чтобы посредством согласованных усилий обеспечить комплексный подход к управлению качеством.
11. Для этого в настоящем разделе приводится разработанная организационная структура, включающая в себя полный набор документированной политики, процессов, процедур и ресурсов, которые подкрепляют ответственность всех сотрудников за достижение высокого качества посредством внедрения передовой практики в области управления качеством.
12. Основные элементы эффективной системы обеспечения качества должны включать как минимум:
1) структуру управления, облегчающую и способствующую безусловному и беспрепятственному доступу к лицам, ответственным за принятие решений;
2) комплексное обязательство АУЦ обеспечивать максимальное качество подготовки, а не просто соблюдать минимальные требования;
3) разработанные политику, процессы и процедуры в области качества, а также порядок применения, пересмотра и оптимизации;
4) план профессиональной подготовки персонала АУЦ, обеспечивающий внедрение и распространение передовой практики в управлении качеством;
5) характеристику рисков организации и соответствующий план управления рисками, которые в совокупности формируют исчерпывающий перечень опасностей, связанных с деятельностью АУЦ, и устанавливают компенсационные меры по эффективному управлению рисками, ставящими под угрозу достижение желаемых стандартов эффективности;
6) стратегический пересмотр политики и процедур, который оценивает текущие задачи и планы АУЦ на основе проверки их целесообразности с учетом меняющихся тенденций в отрасли или изменений, происходящих внутри АУЦ.
Сноска. Заголовок главы 4 в редакции приказа Министра индустрии и инфраструктурного развития РК от 31.07.2019 № 593 (вводится в действие с 01.08.2019).
13. При разработке настоящего раздела следует учитывать, что характеристика рисков – это инвентаризация выявленных опасностей и угроз, которые могут воспрепятствовать соблюдению необходимых стандартов эффективности.
14. Формирование перечня "угроз качеству" осуществляется путем первоначального составления мероприятий, характерных при реализации учебных программ, включающих, как минимум, следующие:
1) отбор и обучение персонала АУЦ;
2) разработка, апробирование и пересмотр учебных программ;
3) разработка и актуализация программного обеспечения учебного курса;
4) функции административного персонала по обеспечению учебной программы, инструкторов и экзаменаторов, а также слушателей;
5) реализация программ профессиональной подготовки;
6) ведение документации;
7) оценка и экзаменационная проверка;
8) обратная связь с обучаемыми и уполномоченной организацией в сфере гражданской авиации.
15. Сформированный перечень дополняется сведениями об опасностях и угрозах, связанных с каждым из этих мероприятий при реализации учебных программ.
16. Риски, выявленные в результате этого процесса, должны также включать в себя потенциальные риски, которые могут проявиться при изменении существующих обстоятельств или условий.
17. С целью снижения и/или устранения рисков (существующих или потенциальных), а также эффективного управления ими путем принятия соответствующих контролирующих мер, составляется План управления рисками.
18. Персонал АУЦ должен иметь свободный доступ к действующему плану управления рисками в целях его точного выполнения и формированию отзывов по его улучшению.
Сноска. Заголовок главы 5 в редакции приказа Министра индустрии и инфраструктурного развития РК от 31.07.2019 № 593 (вводится в действие с 01.08.2019).
19. При разработке настоящего раздела следует учитывать все аспекты, связанные с применением нормативной документации и придерживаться нижеуказанным рекомендациям.
20. В данном разделе раскрывается дополнительный элемент к вышеуказанным мероприятиям, называемый Матрица согласованности требований (матрица соответствия), которая представляет собой оформленный в виде таблицы документ, подробно содержащий все действующие нормативные требования, которые АУЦ должен соблюдать.
21. Кроме того, матрица согласованности должна содержать, как минимум, два описательных элемента, определяющих:
1) действующие процессы, предназначенные для обеспечения постоянного соответствия конкретному нормативно-правовому акту и/или стандарту;
2) должность руководителя, отвечающего за эффективное осуществление каждого процесса.
22. В матрице согласованности указываются последние проведенные и очередные планируемые аудиты, предназначенные для проверки функциональности каждого из упомянутых процессов.
23. Выводы, сделанные в ходе любого последнего аудита, отражаются в матрице или документально оформляются в отдельном журнале.
24. Матрицу согласованности требований составляет, ведет и контролирует процессы пересмотра специалист по обеспечению качества.
25. Персонал АУЦ должен иметь свободный доступ к текущей матрице согласованности в целях ее точного выполнения и формирования отзывов по ее улучшению.
Сноска. Заголовок главы 6 в редакции приказа Министра индустрии и инфраструктурного развития РК от 31.07.2019 № 593 (вводится в действие с 01.08.2019).
26. При разработке настоящего раздела следует учитывать, что любые планы обеспечения качества содержат четко структурированную систему отчетности, обеспечивающую регистрацию и незамедлительное реагирование на предложения персонала АУЦ в отношении корректирующих и профилактических мер как необходимый элемент обеспечения качества.
27. Определение лица и/или круга лиц, кто должен устранять расхождение и/или несоответствие в каждом конкретном случае, а также порядок действий, если корректирующие меры не были приняты в установленный срок.
28. Определение в системе отчетности ответственного лица, обязанного проводить расследования и реагировать информацию, в которой указаны меры, способные предотвратить нарушение требований нормативов деятельности.
29. В целях создания возможностей для максимально открытой и эффективной отчетности дополнительно определяется политика в отношении анонимного направления информации в части корректирующих и профилактических мер.
30. Определение функций специалиста по качеству при составлении, сопровождении и корректировке системы отчетности.
Сноска. Заголовок главы 7 в редакции приказа Министра индустрии и инфраструктурного развития РК от 31.07.2019 № 593 (вводится в действие с 01.08.2019).
31. В настоящем разделе представляется перечень, краткое описание всей документации АУЦ, в которых есть ссылки на обеспечение качества и полное описание документации, применяемой в системе обеспечения качества АУЦ.
32. Как минимум, приводится перечень и краткое описание тех частей руководства по подготовке персонала и процедурам, которые затрагивают вопросы обеспечению качества, а также разрабатываемая, сопровождаемая и пересматриваемая документация в системе обеспечения качества АУЦ, включающая следующее:
1) политику и стратегию в области качества;
2) глоссарий терминов;
3) характеристику рисков организации;
4) план управления рисками;
5) матрицу согласованности требований;
6) порядок и систему отчетности в отношении корректирующих и профилактических мер;
7) конкретные стандарты подготовки;
8) описание организации;
9) распределение функций и обязанностей;
10) учебные процедуры в рамках системы обеспечения качества, направленные на соблюдение установленных нормативных требований.
33. Также детально описывается требуемая для АУЦ документация системы аудита обеспечения качества, отражающая:
1) график и порядок проведения аудиторских проверок;
2) порядок отчетности и отчеты о результатах проверки и аудита качества;
3) порядок принятия последующих контрольных и корректирующих действий;
4) отчеты о корректирующих и профилактических мерах;
5) систему ведения учета;
6) контрольно-аналитические отчеты руководства.
7) контроль за документацией по качеству.
Сноска. Заголовок главы 8 в редакции приказа Министра индустрии и инфраструктурного развития РК от 31.07.2019 № 593 (вводится в действие с 01.08.2019).
34. При разработке настоящего раздела следует учитывать, что программа аудита обеспечения качества включает в себя все запланированные и систематические меры, необходимые для создания уверенности в том, что все виды подготовки были проведены в соответствии применимыми требованиями, стандартами, процедурами и нормативами.
35. Также следует учитывать, что основная цель проверки качества состоит в изучении конкретного документа или в наблюдении за конкретным мероприятием, действием, с целью убедиться в соблюдении установленных стандартов, нормативов, процедур и требований.
36. Детально раскрываются все этапы при проведении проверок качества, которые как минимум включают следующие типичные области деятельности:
1) фактические учебные занятия;
2) техническое обслуживание (если применимо);
3) технические стандарты (если применимо);
4) стандарты профессиональной подготовки.
Сноска. Заголовок главы 9 в редакции приказа Министра индустрии и инфраструктурного развития РК от 31.07.2019 № 593 (вводится в действие с 01.08.2019).
37. Положения настоящей главы должны определять политику АУЦ в отношении аудиторов, осуществляющих аудит качества, а именно:
1) определение качественного и количественного состава, исключая возможность вхождения в состав группы аудиторов лиц, непосредственно отвечающих за проверяемую деятельность;
2) привлечение сторонних специалистов в области аудита качества;
3) обучение аудиторов;
4) обязанности и инструкции для аудиторов, утвержденные в соответствии с принятыми в АУЦ правилами и оформлением;
38. Определение ответственных лиц для осуществления деятельности в рамках программы аудита обеспечения качества, обладающие специальной подготовкой в области аудита качества и уполномоченных:
1) проводить проверки и аудит качества в контексте постоянного обеспечения качества;
2) определять и фиксировать любые проблемы или выводы и необходимые доказательства, подтверждающие такие проблемы или выводы;
3) выступать через установленные в АУЦ каналы отчетности с предложениями или рекомендациями в отношении проблем или выводов;
4) проверять выполнение решений в установленные и разумные сроки;
5) отчитываться непосредственно перед специалистом по обеспечению качества.
39. Детальное описание программы аудита обеспечения качества для изучения всех аспектов обучения в 12-ти месячный период.
40. Порядок и процедуры разработки и утверждения графика аудиторских проверок, разрабатываемого в соответствии с программой аудита и отражаемого как в плане управления рисками, так и в документах, содержащих матрицу согласованности.
41. Описание процедур мониторинга, корректирующих мер и контрольных проверок для того, чтобы проверить, были ли приняты корректирующие меры в связи с тем или иным выводом и насколько эффективными они являются.
42. Также следует учитывать, что аудит – это систематическое и независимое сравнение применяемого способа подготовки и того способа, который следует применять согласно опубликованной методике обучения специалистов определенной специализации.
43. В данном аспекте приводится описание проведения аудита, которое должно включать, как минимум, следующие процедуры и процессы, обеспечивающие его качество:
1) описание объема аудита, которое должно быть объяснено персоналу АУЦ, подлежащему аудиту;
2) планирование и подготовку;
3) сбор и протоколирование полученной информации;
4) анализ полученной информации.
44. Для полноценного представления проведения аудита раскрываются процедуры, обеспечивающие эффективность аудита, такие как:
1) обзор опубликованных документов;
2) собеседования или обсуждения с сотрудниками;
3) изучение адекватного образца отчетности;
4) наблюдение за учебными мероприятиями;
5) хранение документов и регистрация результатов наблюдений.
45. Процедуры в аспекте непрерывного усовершенствования процессов с целью установления того, что эти изменения действительно привели к желаемым результатам.