Қазақстан тарапы Ұйыммен кеңесе отырып, Ұйымның Еуропалық өңірлік офисінің бас директорының, өңірлік директорының (бұдан әрі - Ұйымның өңірлік директоры) және сессияға қатысатын кез келген басқа да жоғары деңгейдегі лауазымды тұлғалардың келуі мен кетуі үшін арнайы хаттамаларды қамтамасыз етеді.