Пункт 56. Форменная одежда, находящееся в ОВД и их подразделениях, подлежит учету, как на бумажных, так и на электронных носителях (автоматизированный учет), который заключается в надлежащем оформлении оправдательных документов, в правильных и своевременных записях всех операций по движению и качественному состоянию имущества.
Пункт 57. Основными задачами учета форменной одежды являются контроль за приходом (расходом), использованием его по назначению, а также получение достоверных данных о наличии, движении, качественном состоянии имущества и степени обеспеченности им ОВД, структурных подразделений и сотрудников ОВД. Учет должен быть сплошным, непрерывным, строго документальным, правдивым и точным.
Пункт 58. Учет форменной одежды оформляется и ведется службами форменного обеспечения ОВД в соответствии с требованиями настоящих Правил. С лицами, ответственными за хранение форменной одежды, заключается письменный договор о полной материальной ответственности по форме 321 Альбома форм бухгалтерской документации для государственных учреждений, утвержденного приказом исполняющего обязанности Министра финансов Республики Казахстан от 22 апреля 2025 года № 187 (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов № 209408). Порядок оформления и представления для учета документов всеми подразделениями и работниками государственного учреждения осуществляется приказом № 233. Инвентаризация форменной одежды проводится в соответствии с приказом № 169.
Пункт 59. Книги, журналы и реестры пронумеровываются, прошнуровываются, скрепляются печатью и подписываются начальником УТО (ОТО, ГТО). Карточки учета по форме, согласно приложению 7 к настоящим Правилам, арматурные карточки и вещевые аттестаты скрепляются печатью и заверяются подписью начальника УТО (ОТО, ГТО).
Пункт 60. Хранение и ведение документации по учету форменной одежды осуществляется в соответствии с требованиями хранения документов строгой отчетности. К осмотру и проверке документации допускаются лица, имеющие право проверки состояния имущества и его учета. Допуск посторонних лиц, а также сообщение им сведений о наличии имущества не разрешается.
Пункт 61. Учет форменной одежды находящегося на складе ОВД ведется сотрудником (работником) службы форменного обеспечения по книгам учета материальных ценностей по форме, согласно приложению 8 к настоящим Правилам и заведующим вещевым складом по карточкам учета материальных ценностей.
Пункт 62. При отсутствии в службе форменного обеспечения заведующего складом, в целях надлежащего контроля за наличием и движением имущества, взамен книгам и карточкам учета ТМЦ, разрешается использование бухгалтерских данных для сопоставления фактического количества имущества.
Пункт 63. В книгах учета для каждого предмета открывается одна или несколько страниц в последовательности, соответствующей установленной номенклатуре форменной одежды. Первоначальные записи об остатках форменной одежды производятся на основании соответствующих данных предыдущих книг и карточек учета, а также актов инвентаризаций, приема-передачи материальных ценностей. Последующие записи в книгах и карточках учета производятся на основании подлинных и правильно оформленных документов.
Пункт 64. Все записи в документах по учету форменной одежды производятся шариковой ручкой синего цвета разборчиво, без помарок и подчисток. Неправильная запись, зачеркивается одной чертой по диагонали так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. Над ней производится правильная запись, которая заверяется подписью лица, ведущего учет.
Пункт 65. В книгах и карточках учета на конец года, а также при инвентаризации и смене материально-ответственных лиц выводятся остатки форменной одежды. Книги и карточки учета ведутся до полного их использования.
Пункт 66. Приходные и расходные документы, оформляемые в ОВД, подписываются лицом, которому предоставлено право распоряжаться материальными ценностями, и лицом, ответственным за ведение учета. Приходные и расходные документы заполняются шариковой ручкой синего цвета без помарок и подчисток. Исправление ошибочных записей производится в порядке предусмотренными настоящими Правилами.
Пункт 67. Книги, карточки и другие документы по учету форменной одежды после их подписания соответствующими должностными лицами или по поступлению в ОВД подлежат регистрации в журнале регистрации учетных документов по форме, согласно приложению 9 к настоящим Правилам.
Пункт 68. Данные учета форменной одежды службы форменного обеспечения не реже одного раза в полугодие сверяются с учетными данными финансовой службы, о результатах чего начальник УТО (ОТО, ГТО) докладывает руководителю ОВД. При этом анализируется обеспеченность ОВД форменной одеждой и принимаются соответствующие меры.
Пункт 69. Учет инвентарного имущества, находящегося в пользовании, ведется по журналу учета инвентарного имущества по годам выдачи по форме, согласно приложению 10 к настоящим Правилам.
Пункт 70. Форменная одежда из числа инвентарного имущества, выдаваемая сотрудникам во временное пользование на период несения службы и командировок учитываются в книге учета имущества, выдаваемого во временное пользование по форме, согласно приложению 11 к настоящим Правилам.
Пункт 71. Форменная одежда, выданная сотруднику записывается и учитывается в арматурной карточке, которая утверждается начальником УТО (ОТО, ГТО), скрепляется печатью и регистрируется в реестре арматурных карточек по форме, согласно приложению 12 к настоящим Правилам.
Пункт 72. Основанием для оформления арматурных карточек являются приказы ОВД о присвоении специального звания сотрудникам, курсантов организаций образования МВД.
Пункт 73. Для учета форменной одежды, находящегося в личном пользовании у лиц, прибывших или убывающих по приказам ОВД переводом из одного ОВД в другой (кроме увольняемых в запас), оформляется вещевой аттестат.
Пункт 74. Вещевые аттестаты выписываются индивидуально на каждого убывающего сотрудника в двух экземплярах на основании данных арматурных карточек. Один экземпляр вещевого аттестата предоставляется убывшему сотруднику, другой остается в службе форменного обеспечения.
Пункт 75. Вещевые аттестаты являются документами строгой отчетности и подлежат регистрации. Хранение вещевых аттестатов осуществляется отдельно от других учетных документов службы форменного обеспечения и вносятся в реестр вещевых аттестатов по форме, согласно приложению 13 к настоящим Правилам с сортировкой по дате и пронумеровывается.
Пункт 76. Исходящий вещевой аттестат подписывается ответственными должностными лицами, скрепляется печатью и ему присваивается очередной номер. Входящий вещевой аттестат регистрируется в службе форменного обеспечения и подшивается в реестр вещевых аттестатов.
Пункт 77. При отсутствии у сотрудников вещевых аттестатов, они запрашиваются по месту прежней службы. До получения вещевых аттестатов обеспечение сотрудников форменной одеждой не производится.
Пункт 78. Прием и сдача форменной одежды между складом и сотрудниками в пределах подразделения ОВД, а также его отпуск в другие подразделения ОВД оформляются по накладной.
Пункт 79. Раздаточные ведомости составляются в одном экземпляре, сверяются с данными учета службы форменного обеспечения и заверяются подписью соответствующего должностного лица.
Пункт 80. Для осуществления расчетов с сотрудниками или с увольняемыми из ОВД при утрате, порче или не сдаче ими предметов форменной одежды осуществляется удержание остаточной стоимости предметов форменной одежды с учетом их износа, и составляется в трех экземплярах справка-расчет стоимости форменной одежды на удержание по форме, согласно приложению 14 к настоящим Правилам.
Пункт 81. Прием поступающей на склад форменной одежды и отпуск со склада производится только службой форменного обеспечения по сопроводительным документам (акты приемки, наряд-приказания, счета-фактуры, накладные и другое).
Пункт 82. Приемка форменной одежды по количеству и качеству от поставщиков осуществляется комиссией, из числа сотрудников данного ОВД и материально-ответственного должностного лица с составлением акта приемки качественного состояния товара по форме, согласно приложению 15 к настоящим Правилам.
Пункт 83. Акт приемки качественного состояния товара составляется в двух экземплярах и утверждается руководителем ОВД: первый экземпляр направляется в финансовую службу, второй - в службу форменного обеспечения. Акты, а также учет форменной одежды, могут вестись в электронном формате с использованием ЭЦП, с соблюдением требований законодательства Республики Казахстан.